Audit de votre salle courriers
Dans le cadre de restructuration (fusion, déménagement par exemple), ou simplement dans le souci de bénéficier d’une infrastructure de gestion du courrier efficace, de nombreuses organisations souhaitent auditer les processus existants de traitement de leurs flux entrants et trouver des solutions pour les améliorer.
Cette recherche d’optimisation apporte souvent de nombreux avantages :
- Optimisation des délais d’acheminement et/ou de traitement
- Réduction des coûts
- Maîtrise (suivi et traçabilité) de l’information "Courrier"
- Maîtrise des risques légaux
Pour répondre à ce besoin, Naelan a conçu une méthodologie spécifique permettant d’adresser :
- L’analyse et le benchmarking de l’existant
- L’optimisation des processus
- La recherche de solutions
- L’accompagnement au changement
Cette méthodologie aborde notamment les champs d’analyse suivants :
- Salle courriers et problématiques de tri / affectation
- Processus logistiques (distribution / collecte intra site, acheminement inter sites – navettes)
- Processus métier de traitement d’un courrier (pli postal, fax, mail)
- Dématérialisation (numérisation) des flux entrants et acheminement électronique des plis
- Impacts sur l’archivage
- Gestion électronique des documents
Quelques livrables sur ce type de mission de conseil
- Modélisation des modes opératoires et chronogrammes d’activité
- Synthèse de l’existant, analyse critique
- Préconisations organisationnelles et technologiques
- Analyse financière et ROI
- Outils d’aide au choix de matériels et logiciels
- Plan d'aménagement du local courrier
- Cahier des charges détaillé pour l’acquisition et la mise en œuvre de système de GED
- PAQ Fournisseur et contrats de service
Compétences, méthodologie et outillage
Nos consultants bénéficient d’une expérience importante dans ce type de mission ainsi que d’une capacité de modéliser de manière correcte les processus existants. Ils sont à même de préconiser des solutions pragmatiques d’amélioration de ces processus en s'appuyant sur :
- une expérience importante sur l’analyse des processus et sur les modes opératoires d’une salle courrier, mais aussi sur les domaines connexes que sont l’archivage et l’éditique,
- une grande connaissance des solutions majeures du marché (workflow / GED Courrier, numérisation, LAD/RAD/OCR).
Notre méthodologie repose sur :
- une analyse détaillée des processus étudiés
- un recensement des besoins auprès des acteurs et des clients desdits processus
- la prise en compte des contraintes humaines, techniques et économiques lors de l’élaboration des axes d’amélioration
- la maîtrise de méthodologies comme Ossad, UML, MORP et Mind Mapping et des outils associés
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