Öffentliche und private Ausbildungseinrichtungen (Universitäten, Schulen, Berufsbildungseinrichtungen usw.) agieren in einem zunehmend anspruchsvollen Umfeld:
Vervielfachung der Bildungswege, Diversifizierung der Geldgeber, erhöhte Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit, Digitalisierung des Austauschs und Stärkung der regulatorischen Verpflichtungen, insbesondere durch die Qualiopi-Zertifizierung und die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
In diesem Kontext wird das Dokumentenmanagement zu einem strategischen Thema.
Kommerzielle Angebote, Ausbildungsvereinbarungen und -verträge, Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikate, Rechnungen… jede Phase des Ausbildungsprozesses erzeugt wichtige Dokumente, oft personalisiert und mit hohem Rechtswert.
Unsere Expertise
NAELAN bietet drei Kernkompetenzbereiche, um den spezifischen Bedürfnissen von Ausbildungsorganisationen gerecht zu werden.
Dokumentzusammensetzung
Die Dokumentenerstellung ( DCM ) im Bereich der Ausbildung ermöglicht die automatische Generierung von Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikaten, Rechnungen, Informationsschreiben und behördlichen Mitteilungen mit einer professionellen Darstellung, die für alle Kanäle (Papier, E-Mail, Kundenportal) geeignet ist.
Angebotsmanagement
Das Angebotsmanagement beschleunigt die Erstellung komplexer Geschäftsvorschläge, wie z. B. kundenspezifischer Angebote oder Antworten auf Ausschreibungen, indem es die Konsistenz und Personalisierung der Inhalte sicherstellt.
Vertragsmanagement
Das Vertragslebenszyklusmanagement erleichtert die Erstellung, Validierung und Überwachung von Vereinbarungen, Ausbildungsverträgen und Nachträgen während ihres gesamten Lebenszyklus und gewährleistet so Rückverfolgbarkeit, sichere Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Vorteile
Die Lösungen von NAELAN bieten konkrete Vorteile für Ausbildungsorganisationen:
Ein verbessertes Kundenerlebnis
Verbesserung der Qualität und Verständlichkeit von Dokumenten
Reduzierung der Dokumentenbearbeitungszeiten
Stärkung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Optimierung der internen Ressourcen
Reduzierung der Betriebskosten
Eine messbare Kapitalrendite
Durch die Einführung von NAELAN stärken Schulungsorganisationen die Kundenzufriedenheit und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem Sektor, in dem das Dokumentenmanagement von strategischer Bedeutung ist.
Olivier LEBLEU, Vertriebs- und Marketingdirektor
Unsere Kunden
Wir arbeiten mit mehr als 1700 Kunden weltweit in den Bereichen Bankwesen, Versicherung, Telekommunikation, Industrie, öffentliche Dienste, Gesundheitswesen, Bildung sowie mit zahlreichen Integratoren und Herausgebern von CRM-, ERP- oder Unternehmenssoftware zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Die Dokumentenautomatisierung ermöglicht es öffentlichen und privaten Bildungseinrichtungen, Dokumente für den Lernprozess automatisch zu erstellen: Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikate, Verträge, Rechnungen, Newsletter und behördliche Mitteilungen. Jedes Dokument ist personalisiert, rechtsverbindlich und wird professionell gestaltet über verschiedene Kanäle (Papier, E-Mail, Kundenportal) verteilt.
Die Qualiopi-Zertifizierung erfordert lückenlose Nachverfolgbarkeit und sorgfältige Dokumentation in jeder Schulungsphase. Eine CCM-Lösung zentralisiert und automatisiert die Erstellung von Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikaten und Vereinbarungen mit sicherer Archivierung und konformen Vorlagen. Dies erleichtert den Nachweis der Einhaltung der Qualiopi-Kriterien bei Audits.
Die elektronische Rechnungsstellung erfordert strukturierte, gesetzeskonforme und nachvollziehbare Rechnungen. Die Lösungen von NAELAN automatisieren die Erstellung und den Versand von Schulungsrechnungen aus Ihren Geschäftsdaten und gewährleisten so die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, eine sichere Archivierung und die Integration in Ihre bestehenden Systeme – für einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung.
NAELAN automatisiert Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikate, Rechnungen, Informationsschreiben und behördliche Mitteilungen über CCM; maßgeschneiderte Angebote und Antworten auf Ausschreibungen über Proposal Management; sowie Vereinbarungen, Ausbildungsverträge und Nachträge über Contract Lifecycle Management, mit Rückverfolgbarkeit und Compliance während des gesamten Lebenszyklus.
Eine Dokumentenautomatisierungslösung bringt konkrete Vorteile: verkürzte Bearbeitungszeiten, verbesserte Dokumentklarheit, gestärkte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Qualiopi, elektronische Rechnungsstellung), optimierte interne Ressourcen und reduzierte Betriebskosten, was zu einer besseren Lernerfahrung und einem messbaren Return on Investment führt.