Los organismos de formación, tanto públicos como privados (universidades, escuelas, centros de formación profesional, etc.), operan en un entorno cada vez más exigente: multiplicación de itinerarios educativos, diversificación de los financiadores, aumento de los requerimientos de trazabilidad, digitalización de los intercambios y refuerzo de las obligaciones normativas, en particular con la certificación Qualiopi y la llegada de la facturación electrónica.
En este contexto, la gestión documental se convierte en un asunto estratégico.
Propuestas comerciales, convenios y contratos de formación, invitaciones, hojas de asistencia, certificados, facturas… cada etapa del proceso de formación genera documentos críticos, a menudo personalizados y con un alto valor legal.
Nuestra experiencia
NAELAN ofrece tres áreas clave de especialización para responder a las necesidades específicas de los organismos de formación.
Composición del documento
La composición de documentos (CCM – Gestión de Comunicaciones con el Cliente) en el ámbito de la formación permite generar automáticamente convocatorias, hojas de asistencia, certificados, facturas, boletines informativos y documentos normativos, con un formato profesional adaptado a todos los canales (papel, correo electrónico, portal del cliente).
Beneficios
Las soluciones NAELAN aportan beneficios concretos a los organismos de formación:
Una mejor experiencia para el cliente
Mejorar la calidad y claridad de los documentos
Reducción de los tiempos de procesamiento de documentos
Fortalecimiento del cumplimiento normativo
Optimización de recursos internos
Reducción de costes operativos
Un retorno de la inversión medible
Al adoptar NAELAN, los organismos de formación refuerzan la satisfacción del cliente y su competitividad en un sector donde la gestión documental es un factor estratégico fundamental.
Olivier LEBLEU, Director de Ventas y Marketing
Nuestros clientes
Trabajamos con más de 1.700 clientes en todo el mundo en los sectores de banca, seguros, telecomunicaciones, industria, servicios públicos, salud, educación, así como con numerosos integradores y editores de software CRM, ERP o especializados.
Preguntas frecuentes
La automatización de documentos permite a las organizaciones de formación, tanto públicas como privadas, generar automáticamente documentos para el proceso de aprendizaje: invitaciones, listas de asistencia, certificados, acuerdos, facturas, boletines informativos y comunicaciones regulatorias. Cada documento es personalizado, tiene validez legal y se distribuye a través de múltiples canales (papel, correo electrónico, portal del cliente) con un acabado profesional.
La certificación Qualiopi exige trazabilidad y documentación rigurosa en cada etapa de la formación. Una solución CCM centraliza y automatiza la generación de invitaciones, listas de asistencia, certificados y acuerdos, con archivo seguro y plantillas que cumplen con los requisitos. Esto facilita la demostración del cumplimiento de los criterios Qualiopi durante las auditorías.
La facturación electrónica requiere facturas estructuradas, conformes a la normativa y trazables. Las soluciones de NAELAN automatizan la generación y distribución de facturas de formación a partir de los datos de su empresa, garantizando el cumplimiento normativo, el archivo seguro y la integración con sus sistemas existentes, lo que asegura una transición fluida a la facturación electrónica.
NAELAN automatiza las invitaciones, las listas de asistencia, los certificados, las facturas, las cartas informativas y las comunicaciones reglamentarias mediante CCM; las ofertas personalizadas y las respuestas a las convocatorias de licitación mediante la Gestión de Propuestas; así como los acuerdos, los contratos de formación y las modificaciones mediante la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos, con trazabilidad y cumplimiento a lo largo de todo el ciclo de vida.
Una solución de automatización de documentos aporta beneficios concretos: reducción de los tiempos de procesamiento, mayor claridad en los documentos, cumplimiento normativo reforzado (Qualiopi, facturación electrónica), optimización de los recursos internos y reducción de los costes operativos, lo que se traduce en una mejor experiencia de aprendizaje y un retorno de la inversión cuantificable.