Agirc-Arcco agiliza la edición de los documentos de sus asegurados gracias a KSL Suite.

El plan de pensiones complementarias Agirc-Arrco gestiona más de 56 millones de cuentas aseguradas. Con más de 23 millones de documentos emitidos anualmente, Agirc-Arrco implementa una estrategia de sinergia entre herramientas digitales innovadoras y servicios locales, con el objetivo de que cada asegurado pueda acceder a información sobre sus derechos y, de este modo, participar activamente en su jubilación. En este contexto se produjo la adquisición de la solución KSL Suite.

Acelerar y optimizar la gestión de las comunicaciones con los clientes.

La solución de KSL, al producir y gestionar las comunicaciones con sus asegurados, ha sido uno de los eslabones de esta estrategia desde 2004: los servidores de producción de KSL generan automáticamente documentos cada día, de forma masiva y transaccional, y los distribuyen a los asegurados.

La plataforma, inicialmente dedicada al correo postal, se ha expandido gradualmente para adoptar canales digitales y, en particular, el envío de documentos PDF por correo electrónico.

Agirc-Arcco también utiliza la solución KSL para personalizar documentos de forma interactiva antes de su envío. Estos se generan automáticamente con la identidad gráfica correcta y un contenido predefinido, y posteriormente son personalizados por los 3000 gerentes antes de su distribución.

Esta personalización interactiva se realiza mediante asistencia: un gerente edita las cartas desde su interfaz web. Puede añadir, modificar o eliminar párrafos. También puede enviar el documento a su superior para su aprobación; este se conecta a la aplicación KSL, accede a los documentos pendientes de aprobación y los aprueba o especifica las correcciones necesarias. Al finalizar el proceso, el gerente autoriza el envío del documento por correo electrónico o su impresión y envío postal.

Los servidores de producción se basan en una biblioteca de párrafos y más de 600 plantillas de documentos, creadas y actualizadas periódicamente por cuatro diseñadores. Un total de quince personas trabajan habitualmente en torno a esta plataforma de producción para especificar, diseñar, desarrollar y administrar todas las comunicaciones enviadas a los asegurados.

Soporte confiable

Más concretamente, la solución KSL centraliza las plantillas de documentos de Agirc-Arcco. Estas plantillas se crean a partir de componentes KSL compartidos, como hojas de estilo, imágenes, reglas de gestión y párrafos. Este uso compartido de documentos permite optimizar los costes de mantenimiento y aumentar la fiabilidad de la información utilizada.

Esta plataforma de comunicación editorial se creó con la ayuda de los equipos técnicos de Naelan, que llevan más de 15 años prestando soporte a Agirc-Arcco a medida que evolucionan las necesidades del negocio, los proyectos, las mejoras del software KSL y los cambios tecnológicos.

"Nuestra relación con Naelan siempre ha sido cordial y eficiente: los equipos de soporte de Naelan, en particular, nos escuchan y gestionan nuestras solicitudes con eficacia", explica el Sr. Ricois de Agirc-Arcco.

Ahorro de tiempo y escalabilidad

Para Agirc-Arcco, los beneficios son múltiples.

• El contenido de los documentos está bien controlado: se basan en párrafos centralizados cuya evolución se trata con precisión y cuyo contenido se estudia para lograr la máxima legibilidad.

• Los equipos de Agirc-Arcco son autónomos: crean y publican rápidamente en línea nuevos documentos que corresponden a los cambios normativos en los planes de pensiones que gestionan.

• La creación de documentos se realiza de forma fiable y rápida, y el número de modelos a gestionar es limitado gracias a la reutilización de componentes y a las reglas de gestión compartidas.

• El formato de los documentos es uniforme y siempre cumple con la carta gráfica de Agirc-Arcco.

• Las plantillas de documentos se crean independientemente del formato de salida, lo que permite a los equipos centrarse en el contenido sin importar el canal de distribución.

En 2004 , la solución KSL se implementó en el Grupo Mornay, empresa líder en seguros de salud, jubilación y previsión social, para la gestión de sus comunicaciones con los clientes. En 2010, los grupos Audiens, Novalis Taibout y Mornay seleccionaron KSL para su proyecto conjunto Document Factory, cuyo objetivo era definir una solución única para la gestión documental de sus planes de jubilación. Concretamente, este proyecto buscaba sustituir las diez soluciones existentes por una sola. En 2013, Document Factory se confió a Agirc-Arcco, que confirmó a KSL como la solución idónea para la generación de documentos", explica Pascal Bonneton, CEO de Naelan.