KSL Suite en el centro de los desafíos de comunicación con el cliente de Klésia

Para afrontar los retos de flexibilidad y personalización en sus relaciones con los clientes, Klesia eligió KSL Suite por sus funciones avanzadas para editar, personalizar y distribuir documentos personalizados.

Desde 2012, Klesia, un grupo de protección social sin ánimo de lucro, opera en los sectores de seguros complementarios de salud, seguros de vida y pensiones complementarias. Desde su creación, Klesia se ha posicionado en el puesto 15 del segmento de aseguradoras personales y generó 10.900 millones de euros en ingresos en 2019. En un sector en constante evolución, organizaciones como Klesia optimizan su gestión documental mediante soluciones que permiten una mayor flexibilidad y personalización en la atención al cliente. Para afrontar este reto, Klesia eligió KSL Suite por sus funciones avanzadas para la edición, personalización y distribución de documentos personalizados.

Descripción general del proyecto de optimización de la comunicación con el cliente de Klésia

Ante un mercado altamente competitivo, impulsado aún más por la llegada de nuevos actores y la consolidación de muchos otros, Klesia decidió replantearse la gestión de su comunicación con el cliente en 2014. Comunicarse de forma profesional y altamente personalizada con millones de clientes, optimizando al mismo tiempo los costes de diseño y producción de documentos, fue uno de los principales objetivos del proyecto. De hecho, la comunicación documental afecta a todos los sectores de seguros y sanidad y constituye un importante reto empresarial para una compañía como Klesia, en términos de reducción de costes, ahorro de tiempo y capacidad de respuesta. Para implementar este objetivo estratégico, Klesia eligió la solución KSL Suite de la editorial Naelan en 2014. Esta solución le permite garantizar una gestión óptima y centralizada de todas sus comunicaciones personalizadas, agilizando el diseño y la producción de sus documentos. Gracias a la solución KSL, integrada con el EDM y el archivado ya existentes, Klesia pudo replantearse toda su cadena editorial, además de construir una base de comunicación ágil para responder con rapidez a los cambios comerciales y normativos que afectan a sus documentos.

El rediseño de la autoedición con KSL Suite va más allá del simple diseño de plantillas y la producción automatizada de documentos de gestión: KSL Suite permite a los equipos crear cartas, presupuestos o certificados de membresía a partir de un repositorio de contenido y personalizarlos de forma autónoma e interactiva. El usuario crea su documento a partir de plantillas disponibles en un portal: lo crea en pocos clics, lo personaliza, lo distribuye o lo envía a un compañero o socio para su personalización o aprobación. Este enfoque colaborativo se complementa con una gestión precisa del ciclo de edición y envío de documentos (flujo de trabajo), así como con la seguridad (gestión por perfiles, aprobación, restricciones de acceso, etc.). Una vez validados, los documentos se almacenan y agrupan automáticamente con los de la cadena de publicación centralizada por lotes y, posteriormente, se distribuyen a través de los distintos canales de correo electrónico y otros canales electrónicos.

Klesia desarrolló rápidamente casi mil plantillas de correo para más de 500 de sus gestores de salud y bienestar, quienes envían correspondencia bajo demanda o de forma interactiva. La solución KSL, de rápida implementación y puesta en marcha, ofrece satisfacción en cuanto a velocidad de redacción, velocidad de procesamiento y reducción de costes.

Soporte confiable

Naelan, la editorial, designó a expertos técnicos que brindaron soporte al equipo del proyecto de autoedición de Klesia. Este equipo se encargó de definir las necesidades, organizar el proyecto de autoedición, establecer las reglas de negocio y el repositorio KSL, implementar la solución y configurar los escenarios de publicación por lotes y bajo demanda. La capacitación de los empleados de Klesia completó el sistema propuesto por Naelan.

Beneficios cuantificables

Hoy en día, las ventajas de KSL Suite son numerosas. Klésia cuenta con un conjunto de plantillas fácilmente escalables y mantenibles que permiten gestionar y mantener documentos —donde la precisión y la legibilidad son primordiales— con total coherencia, independientemente del soporte, ya sea papel o PDF. Además, los usuarios disfrutan de un control absoluto sobre la evolución de los documentos. KSL Suite obtuvo rápidamente el apoyo unánime de los empleados, quienes se benefician de su solución ergonómica, fácil de aprender y usar. El éxito de esta aplicación ha contribuido a que la autoedición se convierta en un proyecto clave dentro de Klésia; otros procesos se beneficiarán muy pronto de KSL Suite, como la gestión de correos electrónicos personalizados con KSL Email Designer.