KSL Suite transporta documentos CPRSNCF

Ante las crecientes exigencias y desafíos regulatorios, CPR SNCF está replanteando su cadena de publicación y dotándose de una herramienta única para la optimización de su servicio postal.

La CPR SNCF, organismo de seguridad social creado en 2007, se encarga de gestionar las prestaciones de pensión de los trabajadores ferroviarios y sus beneficiarios, así como las prestaciones de seguro médico y de maternidad de los empleados en activo. Su sede central se encuentra en Marsella y cuenta con catorce centros repartidos por toda Francia para atender las necesidades de sus 152.678 cotizantes.

Contexto: Optimización de documentos de RCP

Optimizar el diseño, la producción y la distribución de los documentos destinados a todos los miembros de CPR se convirtió rápidamente en un gran desafío. Las soluciones existentes estaban obsoletas y ya no satisfacían las crecientes necesidades del sector ni los exigentes criterios actuales, ya fuera en términos de personalización de documentos, capacidad de respuesta o reducción de costes.

Para mejorar la eficiencia, CPR SNCF está modernizando su obsoleta cadena de publicación. Inicialmente, utiliza KSL Suite para producir y estandarizar la correspondencia relacionada con las pensiones y la jubilación, un alcance que posteriormente se extendió a la correspondencia del sector sanitario. La magnitud de este proyecto llevó a CPR a crear su propio centro de servicios de publicación para gestionar los procesos documentales de todas sus sucursales. Este equipo, compuesto por unas quince personas y apoyado inicialmente por consultores de NAELAN, rápidamente adquirió autonomía en el uso de KSL.

Inicialmente, el centro de servicios editoriales centró su experiencia y habilidades en la actualización de más de 400 modelos de documentos.

Las cartas se ponen a disposición de los usuarios empresariales, quienes pueden personalizarlas de forma controlada y distribuirlas por correo electrónico o postal con un solo clic, para luego archivarlas.

Además de la publicación de documentos, el CPR trabaja paralelamente para optimizar la eficiencia postal del correo de una sola pieza mediante la modernización de su sistema de sobres.

Para hacer frente a estos retos, KSL Suite destacó rápidamente por su riqueza funcional, su facilidad de integración en el sistema de información y su rápido manejo.

Detalles, análisis del proyecto y beneficios.

KSL, una solución centralizada y colaborativa para la edición de documentos, se implementa simultáneamente en dos aplicaciones: la personalización y distribución de documentos en formato por lotes y transaccional, así como la gestión de envíos postales CPR como parte del proyecto más amplio de optimización postal.

En esta ocasión, se rediseñaron nada menos que 400 plantillas de correo electrónico. El objetivo era mejorar la simplicidad y el rendimiento, así como agilizar los procesos de mantenimiento de estas plantillas.

Pero el proyecto va más allá, ya que desde estos modelos disponibles en un portal web, el usuario puede acceder al documento personalizado con un solo clic, desde su aplicación empresarial, donde puede visualizarlo, modificarlo de forma interactiva e independiente según sus autorizaciones, y luego distribuirlo o enviarlo a un circuito de validación. Para cumplir con estas funciones, KSL se basa en un servidor centralizado y un repositorio de contenido que gestiona todos los modelos y sus diversos componentes.

KSL está comprometida con la eficiencia en la gestión de la relación del CPR con sus miembros, garantizando la calidad de los documentos mediante la estandarización de su carta gráfica y formato, la trazabilidad y el ahorro de tiempo para los agentes que los gestionan de forma totalmente independiente.

Todos los flujos de correo de la CPR se centralizan y optimizan antes de su distribución postal. De hecho, KSL permite que las piezas de correo individuales se beneficien de la infraestructura de producción editorial de la CPR del mismo modo que otros envíos masivos.

Además de modernizar nuestra cadena editorial, queríamos mejorar la eficiencia en la gestión documental centralizando y, sobre todo, optimizando la gestión del correo individual. Pascal Boudas, Diseñador de TI

Actualmente, las ventajas de la suite KSL son numerosas para la CPR SNCF. Además de haber estandarizado con éxito toda su correspondencia, respetando una única identidad gráfica para todas sus sucursales, cuenta con plantillas de documentos fácilmente escalables y mantenibles, lo que garantiza documentos profesionales y de alta calidad.

Además, esto supone un claro ahorro de tiempo para todos los agentes, quienes se benefician de la flexibilidad y la autonomía en el procesamiento del correo. Esta flexibilidad es necesaria en un entorno empresarial que genera un gran volumen y una alta variabilidad de documentos.

La gestión de las listas de correo de la empresa también ha permitido al CPR reducir los costes de producción y distribución de documentos, ¡con una reducción de los gastos de envío postal de más del 30%!

KSL Suite obtuvo rápidamente el apoyo unánime de los empleados de la empresa, quienes se benefician de una solución ergonómica fácil de aprender y usar.

El éxito de estas dos aplicaciones dentro del CPR ha contribuido a convertir la publicación en un proyecto a gran escala cuyos procesos están destinados a extenderse para aprovechar el alcance funcional de KSL Suite a otros documentos y otorgar a sus usuarios comerciales cada vez más autonomía.

“La colaboración con Naelan, que puede calificarse de enriquecedora, se llevó a cabo codo con codo, garantizando un proyecto exitoso y un rápido retorno de nuestra inversión.” Pascal Bonneton