Vous avez travaillé dur pour signer ce prospect et vous avez réussi. Bravo ! Arrive l’étape de l’offre commerciale…
En effet, après avoir fait votre métier de commercial consciencieusement et après de longues heures passées à prospecter avec comme seuls amis votre téléphone, vos cartes de visite et votre laptop, vous avez enfin réussi à obtenir un rendez-vous chez le prospect tant convoité. Mais votre débauche d’énergie ne s’est pas arrêtée là, non… Vous avez préparé votre offre commerciale Powerpoint avec une présentation spécifique afin de taper « dans le mille », vous avez peaufiné votre argumentaire et vous êtes prêt à « affronter » et convaincre votre prospect que :
- Votre produit répond à ses problématiques
- Même si vos concurrents sont très bons eux aussi, vous êtes le mieux à même de répondre à son besoin…
L’offre commerciale prête, la signature n’est plus qu’une question de temps !
Et figurez-vous qu’après toute cette débauche d’énergie déployée en rendez-vous multiples, au téléphone, par écrans interposés, OUI, il est temps de formaliser tout ça par écrit, le prospect est impatient et veut votre offre commerciale dans les 48h !
« Fantastique, simple formalité, j’ai fait le plus dur » pensez-vous…
La rédaction de l’offre commerciale : simple formalité ou début des galères !
Simple formalité… et pourtant vous avez repris une ancienne offre commerciale au format WORD afin de gagner du temps sans vous apercevoir que la charte graphique de votre entreprise a changé !
Sans non plus vous apercevoir que les CGV (sur lesquelles votre département juridique & votre département commercial transpirent depuis des mois) que vous avez « copier-coller » négligemment à la fin de votre offre sont celles d’il y a 5 ans !
Sans non plus vous apercevoir que la présentation de l’entreprise que vous avez inclue dans votre offre commerciale contient des chiffres datant d’il y a 3 ans !
Bref, votre entreprise a peut-être investi plusieurs dizaines ou centaines de milliers d’euros dans une campagne de communication afin de rajeunir son image de marque via un nouveau logo, un nouveau slogan mais dans les faits, vous continuez (comme de nombreux autres commerciaux) à rédiger vos offres commerciales avec un bandeau sur les yeux…
En agissant de la sorte, vous prenez de multiples risques pour vous et pour votre entreprise :
- Risque juridique en indiquant des conditions obsolètes
- Risque qualitatif : certaines parties de votre offre commerciale ont été rédigées par une personne technique qui vous a donné les éléments par email. Vous avez fait un simple copier-coller d’Outlook vers votre document Word sans vous apercevoir que vous avez oublié une partie du texte…
- Dégradation de l’image de marque : un ancien logo sur une nouvelle offre commerciale indique un manque de cohérence, un manque de sérieux
Surtout, vous prenez le risque de ne pas signer l’affaire pour laquelle vous vous battez depuis des semaines voire des mois ou des années.
MAIS, vous êtes un bon commercial, vous êtes consciencieux et vous ne vous reconnaissez absolument pas dans les éléments mentionnés ci-dessus… FE-LI-CI-TA-TION ! Vous créez vos offres commerciales vraisemblablement de la manière suivante :
- J’ouvre un document vierge via WORD
- Je vais à la « pêche » aux informations en envoyant un email ou en téléphonant à mon service administratif ou juridique afin d’avoir les dernières CGV… J’espère que ces derniers vont répondre rapidement à mon mail car je dois rendre mon offre commerciale dans 48h maximum…
- J’ajoute le nouveau logo de l’entreprise que j’ai demandé au service communication… »aie aie aie, la résolution est mauvaise et ce dernier est très pixélisé… Tant pis je garde l’ancien logo ». « Je vais quand même essayer de les appeler pour voir s’ils ne peuvent pas m’en renvoyer un par email…pourvu qu’ils me répondent vite… »
- Votre offre commerciale est prête mais vous souhaitez d’abord la faire relire à votre N+1 ; vous lui envoyez donc un email avec une pièce jointe en espérant qu’il réponde rapidement…
Bref, tout est fait pour que votre offre commerciale contienne :
- des éléments qui ne sont pas à jour
- des éléments manquants
- un visuel peu attrayant
En définitif : votre offre commerciale sera l’engrenage qui ruine des mois de travail et par la même occasion votre % de closing.
Rédaction d’offres commerciales : l’essor des solutions de Proposal Management
Pourtant, des solutions logicielles existent afin de rendre la rédaction de vos offres commerciales plus intuitive tout en diminuant les risques juridiques et en augmentant la productivité des commerciaux afin qu’ils ne passent plus à côté d’opportunités !
Ces solutions sont axées sur les notions de travail collaboratif & d’enrichissement collaboratif de contenu. Chaque commercial se connecte avec un nom d’utilisateur et un mot de passe à un portail web relié au système d’information de son entreprise (tel qu’un CRM). Cette plateforme contient une bibliothèque de composants (zones de texte, images, fichiers pdf…) qui sont autant « d’ingrédients » qui vont permettre au commercial de créer et composer son offre commerciale. Ces composants sont mis à jour en temps réel par les différents départements de l’entreprise.
Par exemple, les composants de type charte graphique seront mis à jour par le département communication de l’entreprise, la présentation de l’entreprise par le département commercial, etc…
Ainsi, des modèles d’offres commerciales peuvent être créés et pré-remplis en amont avec des composants toujours à jour afin de limiter les risques. Le commercial n’a plus qu’à remplir les parties qui le concernent et il dispose de plus ou moins de liberté suivant son niveau d’habilitation
(Ce qui rassure son supérieur) pour effectuer des modifications sur son offre : rajout de texte, de PDF, d’images…
Ces logiciels dits de « Proposal Management » deviennent peu à peu indispensables dans les entreprises dont les commerciaux rédigent des offres commerciales complexes, stratégiques et impliquant plusieurs départements de l’entreprise. Il ne reste plus qu’à les adopter ! GS
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