Agirc-Arcco vereinfacht dank KSL Suite die Dokumentenerstellung für seine Versicherten.

Die Zusatzrentenversicherung Agirc-Arrco verwaltet die Konten von über 56 Millionen Versicherten. Mit jährlich mehr als 23 Millionen ausgestellten Dokumenten setzt Agirc-Arrco auf eine Strategie der Synergie zwischen innovativen digitalen Tools und lokalen Dienstleistungen. Ziel ist es, jedem Versicherten den Zugang zu Informationen über seine Rechte zu ermöglichen und ihm so die Kontrolle über seine Altersvorsorge zu sichern. In diesem Kontext erfolgte die Anschaffung der KSL Suite-Lösung.

Kundenkommunikationsmanagement beschleunigen und optimieren

Die KSL-Lösung, die die Kommunikation mit ihren Versicherten erstellt und verwaltet, ist seit 2004 ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie: Die KSL-Produktionsserver generieren täglich automatisch Dokumente in großen Mengen und im Transaktionsformat und verteilen diese an die Versicherten.

Die Plattform, die ursprünglich für den Postversand gedacht war, hat sich nach und nach auf digitale Kanäle und insbesondere auf den Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail ausgeweitet.

Agirc-Arcco nutzt die KSL-Lösung auch, um Dokumente vor dem Versand interaktiv zu personalisieren. Sie werden automatisch mit dem korrekten Corporate Design und vordefinierten Inhalten generiert und anschließend von den 3.000 Managern personalisiert, bevor sie verteilt werden.

Diese interaktive Anpassung wird unterstützt: Ein Manager bearbeitet die Dokumente über seine Weboberfläche. Er kann Absätze hinzufügen, ändern oder löschen. Anschließend kann er das Dokument seinem Vorgesetzten zur Genehmigung vorlegen. Der Vorgesetzte meldet sich dann in der KSL-Anwendung an, greift auf die zur Genehmigung ausstehenden Dokumente zu und genehmigt diese entweder oder gibt die erforderlichen Korrekturen an. Abschließend veranlasst der Manager den Versand des Dokuments per E-Mail oder zum Drucken und postalischen Versand.

Die Produktionsserver greifen auf eine Absatzbibliothek und über 600 Dokumentvorlagen zurück, die von vier Designern erstellt und regelmäßig aktualisiert werden. Insgesamt arbeiten rund fünfzehn Personen regelmäßig an dieser zentralen Produktionsplattform, um die gesamte Kommunikation mit den Versicherungsnehmern zu spezifizieren, zu gestalten, zu entwickeln und zu verwalten.

Zuverlässiger Support

Genauer gesagt zentralisiert die KSL-Lösung die Dokumentvorlagen von Agirc-Arcco. Diese Vorlagen basieren auf gemeinsam genutzten KSL-Komponenten wie Stylesheets, Bildern, Geschäftsregeln und Absätzen. Diese gemeinsame Dokumentstruktur ermöglicht optimierte Wartungskosten und eine höhere Zuverlässigkeit der verwendeten Informationen.

Diese Publikations- und Kommunikationsplattform wurde mit Unterstützung der technischen Teams von Naelan eingerichtet, die Agirc-Arcco seit mehr als 15 Jahren bei der Weiterentwicklung der Geschäftsanforderungen, Projekten, Verbesserungen der KSL-Software und technologischen Veränderungen unterstützen.

„Unsere Beziehung zu Naelan war immer herzlich und effizient: Insbesondere die Support-Teams von Naelan hören uns zu und bearbeiten unsere Anfragen effizient“, erklärt Herr Ricois von Agirc-Arcco.

Zeitersparnis und Skalierbarkeit

Für Agirc-Arcco ergeben sich zahlreiche Vorteile.

• Der Inhalt der Dokumente ist gut kontrolliert: Die Dokumente basieren auf zentralisierten Absätzen, deren Entwicklung genau verfolgt wird, und der Inhalt wurde auf maximale Lesbarkeit hin untersucht.

• Die Agirc-Arcco-Teams arbeiten autonom: Sie erstellen und veröffentlichen schnell die neuen Dokumente, die den regulatorischen Änderungen der verwalteten Pensionssysteme entsprechen.

• Die Dokumentenerstellung erfolgt zuverlässig und schnell, und die Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen ist dank der Wiederverwendung von Komponenten und gemeinsamen Geschäftsregeln begrenzt.

• Die Formatierung der Dokumente ist einheitlich und entspricht stets der Grafikcharta von Agirc-Arcco.

• Dokumentvorlagen werden unabhängig vom Ausgabeformat erstellt, sodass sich die Teams unabhängig vom Vertriebskanal auf die Inhalte konzentrieren können.

„ 2004 wurde die KSL-Lösung bei Groupe Mornay, einem Unternehmen im Bereich Kranken-, Altersvorsorge- und Lebensversicherung, für die Kundenkommunikation eingeführt. 2010 wählte das Konsortium aus Audiens, Novalis Taibout und Groupe Mornay KSL für sein gemeinsames Projekt „Document Factory“ aus. Ziel war die Entwicklung einer einheitlichen Lösung für die Dokumentenerstellung im Bereich Altersvorsorgemanagement. Konkret sollten die zehn bestehenden Lösungen durch eine einzige ersetzt werden. 2013 wurde der Auftrag für die „Document Factory“ an Agirc-Arcco vergeben, wodurch KSL als alleiniger Anbieter für die Dokumentenerstellung bestätigt wurde“, erklärt Pascal Bonneton, CEO von Naelan.