CGI FINANCE optimiert weiterhin sein Dokumentenmanagement mit der KSL Suite

CGI FINANCE, gegründet 1951, ist der führende unabhängige Automobilfinanzierer, Europas größter Anbieter von Schiffsfinanzierungen und ein wichtiger Akteur in der Unternehmenskonsolidierung und im Forderungseinzug. Das Unternehmen genießt hohes Ansehen dank seiner langjährigen Erfahrung (Präsenz in über 2.000 Autohäusern) und seines innovativen Ansatzes. Seit 70 Jahren betreuen 1.000 Mitarbeiter in 24 Niederlassungen in Frankreich und international über 430.000 Kunden.

CGI FINANCE verfolgt mit einem dynamischen Ansatz, der die Mitarbeiter aktiv einbezieht, das Ziel, Wachstum und Kundenzufriedenheit zu steigern. Daher war es für das Unternehmen im Jahr 2008 naheliegend, seine Dokumente – das wichtigste Kommunikationsmittel mit den Kunden – flexibel, modular und qualitativ hochwertig zu gestalten.

Optimieren und zentralisieren Sie Ihre Kundenkommunikationstools mit der KSL Suite.

Das Dokumentenmanagement bei CGI FINANCE basierte zuvor auf mehreren Publishing-Tools in einem Umfeld dezentraler Standorte und heterogener Abteilungen. Nach der Übernahme der KSL Suite im Jahr 2008 restrukturierte CGI FINANCE daher seine Organisation grundlegend. Diese Umstrukturierung führte zur Konsolidierung der Kommunikationsprozesse, insbesondere der Dokumentenerstellung, in einer einzigen, zentralen und kollaborativen Lösung. Die KSL Suite wurde aufgrund ihres umfassenden Funktionsumfangs ausgewählt und erfüllte die Anforderungen von CGI FINANCE für alle Dokumente, von einfachsten bis hin zu komplexesten, ob Briefe oder Finanzierungsvorschläge.

Das angestrebte Ziel war eine höhere Einfachheit und Effizienz bei Prozessen mit hohem Datenvolumen. Die mit KSL Suite erstellten und per E-Mail oder Post versendeten Dokumente wiesen daher eine einwandfreie Formatierung und Qualität auf.

KSL Suite für Mitarbeiterservice und Kundenzufriedenheit bei CGI FINANCE

Kern des Projekts ist die Bündelung des Fachwissens innerhalb von CGI FINANCE. Ein IT-Team kümmert sich um die Weiterentwicklung der Dokumentvorlagen. Ein zweites Team konzentriert sich auf das Workflow-Management und die Sicherstellung der Datenportabilität zwischen den Anwendungen. Parallel dazu implementiert der Projektverantwortliche eine funktionsübergreifende Organisation – eine echte Brücke zwischen Fachabteilungen und IT –, um die reibungslose Skalierbarkeit der Dokumentvorlagen zu gewährleisten. CGI FINANCE verfügt heute über einen gemeinsamen Satz von 800 Vorlagen (ursprünglich 2.500), die sich problemlos skalieren lassen und die Verwaltung und Pflege professioneller Korrespondenz und Darlehensverträge ermöglichen. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität für 600 KSL Suite-Nutzer.

Dokumente spiegeln das Engagement eines Unternehmens wider und prägen dessen Image. CGI FINANCE schätzt unter anderem, dass die KSL Suite konsistente Dokumente erstellt, die den Markenrichtlinien entsprechen und so die Qualität über alle Medien hinweg gewährleisten. Diese Dokumente werden anschließend von den jeweiligen Abteilungen entsprechend ihren Zugriffsrechten personalisiert und freigegeben, bevor sie verteilt werden. So werden Vertragsdokumente zu Marketinginstrumenten und unterstützen eine ausgefeilte Kundenbindungsstrategie.

Neben der optimierten Dokumentenverarbeitung dank der Kompositionsflexibilität und der Rechenleistung der KSL Suite nutzt CGI FINANCE die Nachbearbeitungsfunktionen der Lösung, um den Multi-Channel-Vertrieb zu optimieren und ein Drittel seiner Mailings zu rationalisieren.

CGI FINANCE möchte sich damit nicht zufriedengeben und arbeitet daran, den Interventionsbereich der KSL Suite-Lösung zu erweitern, beispielsweise durch die Implementierung fortschrittlicherer interaktiver Anpassungsfunktionen für PDF-Dokumente, wie sie von der KSL Suite ermöglicht werden, um den Herausforderungen der Flexibilität und Modularität in diesem Sektor gerecht zu werden.

Um den gestiegenen Anforderungen an die digitale Kommunikation von Geschäftskunden gerecht zu werden, setzt das Unternehmen schließlich auf das Potenzial von KSL Email Designer, einer Lösung zur Erstellung responsiver und ansprechender E-Mails für wirkungsvolle Marketing- und After-Sales-Kampagnen.