Die KSL Suite transportiert die Dokumente des CPRSNCF

Angesichts wachsender Bedürfnisse und regulatorischer Herausforderungen überdenkt die CPR SNCF ihre Verlagskette und stattet sich mit einem einzigartigen Instrument zur Optimierung ihrer Postdienstleistungen aus.

Die CPR SNCF, eine 2007 gegründete Sozialversicherungsorganisation, ist für die Verwaltung der Altersversorgung von Eisenbahnern und ihren Angehörigen sowie der Kranken- und Mutterschaftsversicherung für aktive Beschäftigte zuständig. Ihr Hauptsitz befindet sich in Marseille, und sie betreibt 14 Niederlassungen in ganz Frankreich, um ihre 152.678 Beitragszahler zu betreuen.

Kontext: Optimierung von Reanimationsdokumenten

Die Optimierung von Design, Produktion und Verteilung der für alle CPR-Mitglieder bestimmten Dokumente erwies sich schnell als große Herausforderung. Die bestehenden, veralteten Lösungen entsprachen nicht mehr den wachsenden Bedürfnissen des Berufsstandes und den aktuellen Anforderungen hinsichtlich Dokumentenpersonalisierung, Reaktionsfähigkeit und Kostenreduzierung.

Um die Effizienz zu steigern, modernisierte CPR SNCF ihr veraltetes Dokumentenmanagementsystem grundlegend. Zunächst wurde die KSL Suite eingeführt, um die Korrespondenz im Bereich der Altersvorsorge für den Versicherungs- und Rentensektor zu erstellen und zu optimieren. Später wurde der Anwendungsbereich auf die Korrespondenz im Gesundheitswesen ausgeweitet. Aufgrund des Umfangs des Projekts richtete CPR ein eigenes Dokumentenmanagement-Servicecenter ein, um die Dokumentenprozesse in allen Niederlassungen abzuwickeln. Dieses rund 15-köpfige Team, das anfangs von Beratern von NAELAN unterstützt wurde, konnte KSL schnell selbstständig nutzen.

Das Verlagsservicezentrum konzentrierte seine Expertise und Fähigkeiten zunächst auf die Aktualisierung von mehr als 400 Dokumentvorlagen.

Die Briefe werden Geschäftskunden zur Verfügung gestellt, die sie dann kontrolliert anpassen und mit einem Klick per E-Mail oder Post versenden und anschließend archivieren können.

Neben der Dokumentenbearbeitung arbeitet CPR auch an der Optimierung des Postversands einzelner Briefe durch die Modernisierung ihres Kuvertiersystems.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, zeichnete sich die KSL Suite schnell durch ihre umfangreiche Funktionalität, die einfache Integration in das IS und die kurze Lernkurve aus.

Details, Projektanalyse und Vorteile

KSL, eine zentralisierte und kollaborative Dokumentenbearbeitungslösung, wird gleichzeitig in zwei Anwendungen implementiert: der Personalisierung und Verteilung von Dokumenten im Stapel- und Transaktionsmodus sowie der Verwaltung einzelner CPR-Sendungen im Rahmen des umfassenderen Projekts zur Optimierung des Postwesens.

Bei dieser Gelegenheit wurden nicht weniger als 400 Briefvorlagen neu gestaltet. Ziel war es, die Benutzerfreundlichkeit und Leistung zu verbessern und die Pflegeprozesse für diese Vorlagen zu beschleunigen.

Das Projekt geht jedoch noch weiter: Mithilfe dieser auf einem Webportal verfügbaren Vorlagen kann der Benutzer mit einem einzigen Klick aus seiner Geschäftsanwendung ein personalisiertes Dokument abrufen, das er gemäß seinen Berechtigungen interaktiv bearbeiten und anschließend verteilen oder an einen Validierungsworkflow senden kann. Um diese Funktionen zu realisieren, nutzt KSL einen zentralen Server und ein Content-Repository, das alle Vorlagen und ihre verschiedenen Komponenten verwaltet.

KSL setzt sich für Effizienz im Umgang mit den Beziehungen der CPR zu ihren Mitgliedern ein, indem die Qualität der Dokumente durch Standardisierung ihrer grafischen Gestaltung und Formatierung, die Rückverfolgbarkeit und die Zeitersparnis für die Agenten, die völlig autonom arbeiten, sichergestellt werden.

Sämtliche Postströme der CPR werden zentralisiert und optimiert, bevor sie an die Post zugestellt werden. Dank KSL profitieren auch einzelne Briefe von der Druckinfrastruktur der CPR, genau wie die übrige Massenpost.

Neben der Modernisierung unseres Publishing-Workflows wollten wir die Effizienz unseres Dokumentenmanagements durch Zentralisierung und vor allem Optimierung der Bearbeitung verteilter E-Mails verbessern. Pascal Boudas, IT-Designer

Die Vorteile der KSL-Suite sind heute innerhalb der CPR SNCF vielfältig. Sie hat nicht nur die gesamte Korrespondenz gemäß einer einheitlichen grafischen Gestaltung für alle Niederlassungen standardisiert, sondern bietet auch leicht skalierbare und wartungsfreundliche Dokumentvorlagen, die professionelle und qualitativ hochwertige Dokumente gewährleisten.

Darüber hinaus bedeutet dies eine deutliche Zeitersparnis für alle Mitarbeiter, die von größerer Flexibilität und Autonomie bei der Bearbeitung der Korrespondenz profitieren. Diese Flexibilität ist in einem Geschäftsumfeld, das eine große Anzahl sehr unterschiedlicher und umfangreicher Dokumente erzeugt, unerlässlich.

Darüber hinaus hat die Verwaltung der verstreuten Postsendungen des Unternehmens es CPR ermöglicht, die Kosten für die Erstellung und den Versand von Dokumenten zu senken, vor allem durch eine Reduzierung der Portokosten um über 30 %!

Die KSL Suite fand schnell uneingeschränkte Unterstützung bei den Mitarbeitern des Unternehmens, die von einer ergonomischen Lösung profitieren, die leicht zu erlernen und anzuwenden ist.

Der Erfolg dieser beiden Anwendungen innerhalb der CPR hat dazu beigetragen, dass die Dokumentenerstellung zu einem groß angelegten Projekt wurde, dessen Prozesse erweitert werden sollen, um den Funktionsumfang der KSL Suite auf andere Dokumente auszuschöpfen und den Geschäftsanwendern immer mehr Autonomie zu geben.

„Die Zusammenarbeit mit Naelan war äußerst bereichernd und verlief reibungslos, was ein erfolgreiches Projekt und eine schnelle Amortisation unserer Investition gewährleistete.“ Pascal Bonneton