KSL Suite fait voyager les documents de la CPRSNCF

Face à des besoins et des enjeux réglementaires croissants, la CPR SNCF repense sa chaîne éditique et se dote d’un outil unique pour son optimisation postal.

La CPR SNCF, organisme de sécurité sociale créée en 2007, a pour mission de gérer les prestations liées à la retraite des cheminots et de leurs ayants droits et les prestations d’assurance maladie et de maternité des agents actifs. Son siège est à Marseille et quatorze sites sont répartis sur le territoire français pour répondre aux attentes de ses 152 678 cotisants.

Contexte : optimiser les documents de la CPR

Optimiser la conception, la production et la diffusion de documents destinés à tous les adhérents de la CPR se révèle très vite un enjeu majeur. Les solutions en place, vieillissantes, ne répondaient plus aux besoins croissants du métier et aux critères d’exigence actuels, tant en termes de personnalisation des documents, de réactivité, que de réduction de coûts.

Pour gagner en efficacité, la CPR SNCF entreprend une refonte de sa chaîne éditique devenu obsolète. Elle se dote de KSL Suite pour produire et industrialiser les courriers de pension du secteur prévoyance et retraite dans un premier temps, périmètre étendu par la suite aux courriers du domaine santé. L’ampleur de ce projet amène la CPR à créer son propre centre de services éditiques pour la gestion des processus documentaires de l’ensemble de ses antennes. Cette équipe d’une quinzaine de personnes, accompagnée au démarrage par des consultants de NAELAN, est devenue rapidement autonome sur l’utilisation de KSL.

Le centre de services éditiques a tout d’abord concentré son expertise et ses compétences sur le rafraichissement de plus de 400 maquettes de documents.

Les courriers sont mis à disposition des utilisateurs métier qui peuvent ensuite les personnaliser de manière contrôlée et les diffuser par email ou par courrier en un clic puis les archiver.

Au-delà de l’édition des documents, la CPR œuvre en parallèle à l’optimisation postale des courriers égrenés en modernisant leur système de mise sous plis.

Pour relever ces enjeux, KSL Suite s’est rapidement démarquée par sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’intégration au SI et sa prise en main rapide.

Détails, analyse du projet et bénéfices

KSL, solution d’édition documentaire centralisée et collaborative, est mise en place concomitamment sur deux applications : la personnalisation et la diffusion des documents en batch et en transactionnel ainsi que la gestion des courriers égrenés de la CPR dans le cadre plus large du projet d’optimisation postale.

A cette occasion, pas moins de 400 maquettes de courriers ont été refondues. L’objectif était de gagner en simplicité et en performances et d’accélérer les processus de maintenance de ces modèles.

Mais le projet va au-delà de ça puisqu’à partir de ces modèles disponibles sur un portail web, l’utilisateur accède en un clic, depuis son application métier, au document personnalisé qu’il visualise, modifie interactivement et de manière autonome en fonction de ses habilitations, puis diffuse ou envoie dans un circuit de validation. Pour répondre à ces fonctions, KSL s’appuie sur un serveur centralisé et sur un référentiel de contenu qui gère l’ensemble des modèles et leurs différents composants.

KSL se met au service de l’efficacité dans la gestion de la relation de la CPR avec ses administrés puisqu’elle assure qualité aux documents en homogénéisant leur charte graphique et leur mise en forme, traçabilité et gain de temps aux agents qui gèrent en tout autonomie.

L’ensemble des flux courriers de la CPR sont ensuite centralisés et optimisés avant leur diffusion postale. En effet, KSL permet de faire bénéficier aux courriers unitaires, des infrastructures de production éditique de la CPR au même titre que le reste des courriers traités en masse.

Outre la modernisation de notre chaîne éditique, nous avions la volonté de gagner en efficacité dans notre gestion documentaire, en centralisant et surtout en optimisant la gestion des courriers égrenés. Pascal Boudas, Concepteur SI

Aujourd’hui les bénéfices de la suite KSL sont multiples au sein de la CPR SNCF. Outre d’avoir réussi à homogénéiser l’ensemble de ses courriers dans le respect d’une charte graphique unique pour l’ensemble de ses antennes, elle dispose de modèles de documents facilement évolutifs et maintenables, gage de documents professionnels et de qualité.

En outre, c’est un gain de temps manifeste constaté pour l’ensemble des agents qui bénéficient de souplesse et d’autonomie dans le traitement des courriers. Souplesse nécessaire dans un contexte métier générant un grand nombre de documents à forte variabilité et à forte volumétries.

La gestion des courriers égrenés de l’entreprise a par ailleurs permis à la CPR une réduction des coûts de production et de diffusion des documents avec en premier lieu une réduction des coûts d’affranchissement de plus de 30% !

KSL Suite a rapidement fait l’unanimité des collaborateurs de l’entreprise qui bénéficient d’une solution ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser.

Le succès de ces deux applications au sein de la CPR a contribué à faire de l’éditique un projet d’envergure dont les process sont voués à être étendus pour exploiter l’étendue fonctionnelle de KSL Suite à d’autres documents et donner à ses utilisateurs métiers toujours plus d’autonomie.

« La collaboration avec Naelan, que l’on peut qualifier d’enrichissante, s’est réalisée main dans la main, garantie d’un projet réussi et d’une rentabilisation rapide de notre investissement. » Pascal Bonneton