Depuis 2012, KLESIA, groupe paritaire de protection sociale à but non lucratif, intervient sur les secteurs d’activité de la couverture santé complémentaire, la prévoyance et la retraite complémentaire. Dès sa création, KLESIA se classe 15ème assureur de personnes et a réalisé, en 2019, 10,9 milliards d’euros de chiffre d’affaires.

Dans un secteur en constante évolution, les organisations comme KLESIA optimisent leur gestion documentaire en s’équipant de solutions permettant plus de souplesse et de personnalisation dans leur relation clients.

Pour répondre à cet enjeu, KLESIA a choisi KSL Suite pour ses fonctions avancées d’édition, de personnalisation et de diffusion de documents personnalisés.

Tour d’horizon du projet

Face à un marché très concurrentiel, qui plus est, animé par l’arrivée de nouveaux acteurs et le regroupement de nombreux autres, KLESIA a souhaité en 2014, repenser la gestion de sa relation client.

Communiquer de manière professionnelle et très personnalisée avec des millions de clients, tout en optimisation les coûts de conception et de production des documents, était un des objectifs principaux du projet. En effet, la communication documentaire touche tous les secteurs de la prévoyance et de la santé et constitue un enjeu métier majeur pour un acteur comme Klesia, en termes de réduction de coûts, de gain de temps mais aussi de réactivité.

Pour mettre en œuvre cet objectif stratégique, KLESIA a choisi en 2014 la solution KSL Suite de l’éditeur Naelan. La solution lui permet d’assurer une gestion optimale et centralisée de l’ensemble de ses communications personnalisées en rationalisant la conception et la production de ses documents.

Grâce à la solution KSL, intégrée à la GED et à l’archivage déjà en place, KLESIA a pu repenser la totalité de sa chaîne éditique, mais aussi construire un socle de communication agile pour répondre rapidement aux évolutions commerciales et règlementaires de ses documents.

La refonte de l’éditique avec KSL Suite va au-delà de la simple conception de modèles de documents et de la production automatisée de documents de gestion : KSL Suite permet aux équipes de créer des courriers, des devis ou des certificats d’adhésion, à partir d’un référentiel de contenu et de les personnaliser de manière autonome et interactive ; l’utilisateur crée son document à partir de modèles disponibles sur un portail : il crée le document en quelques clics, le personnalise, le diffuse ou le transmet à un collègue ou partenaire pour personnalisation ou approbation. Cette démarche collaborative s’accompagne d’une gestion précise du cycle d’édition et d’envoi du document (workflow documentaire), mais également de la sécurité (gestion par profils, approbation, restriction d’accès, etc.). Une fois validés, les documents sont stockés et regroupés automatiquement avec ceux de la chaîne éditique batch centralisée puis diffusés sur les différents canaux courriers et électroniques.

Rapidement, KLESIA a développé près de mille modèles de courrier, pour plus de 500 de ses gestionnaires des branches santé et prévoyance, qui font des courriers à la demande ou de manière interactive.

Mise en œuvre et opérationnelle rapidement, la solution KSL donne satisfaction, en termes de rapidité de composition, de vitesse de traitements et de réduction de coûts.

Un accompagnement fiable

L’éditeur Naelan a mis en place des experts techniques qui ont pu intervenir en accompagnement de l’équipe projet « usine à documents » de KLESIA. Cette équipe projet a réalisé les tâches d’expression des besoins, d’organisation du projet d’éditique, de définition des règles métiers et du référentiel KSL, le déploiement de la solution et la mise en place des scénarios d’éditions batch et à la demande. Des formations aux collaborateurs KLESIA ont complété le dispositif proposé par Naelan.

Des bénéfices quantifiables

Aujourd’hui, les bénéfices de la suite KSL sont multiples. KLESIA dispose d’un ensemble de modèles, facilement évolutifs et maintenables, qui lui permettent de gérer et de maintenir des documents – où précision et lisibilité priment -et totalement homogènes quel que soit le support, papier ou PDF. En outre, les utilisateurs bénéficient d’une parfaite maîtrise de l’évolution des documents.

KSL Suite a très vite fait l’unanimité des collaborateurs qui bénéficient avec KSL d’une solution ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser.

Le succès de cette application a contribué à faire de l’éditique un projet majeur au sein de KLESIA ; d’autres processus bénéficieront très rapidement de KSL Suite comme la gestion des emails personnalisés avec KSL email Designer.