REUNICA est, depuis plus de 60 ans, un groupe important du secteur de la protection sociale : Assurance de Personnes et Retraite Complémentaire. Groupe paritaire à but non lucratif, REUNICA compte aujourd’hui près de 1.7 million de retraités allocataires, 3,.8 millions d’actifs cotisants et plus de 1.3 million d’assurés.
Pour éditer ses documents RH, REUNICA a choisi d’étendre la solution spécialisée d’édition documentaire utilisée pour tous les courriers de gestion à son système d’information RH existant : les documents sont édités en masse ou à la demande, à partir d’actions réalisées par ses services RH depuis l’application SIRH ou depuis l’intranet RH de la solution.
La Direction des Ressources Humaines souhaitait améliorer l’édition des documents RH et en particulier les contrats de travail et les attestations envoyées aux collaborateurs. Une trentaine de documents sur lesquelles une source d’optimisation importante était nécessaire, ont été choisis et mis en œuvre avec la solution :
- CDD de tout type : surcroit de travail, remplacement, renouvellement…
- CDI de tout type : cadre, employé-agent de maîtrise, assistante commerciale, commerciaux itinérants, responsables régionaux, commercial grands comptes…
- Attestations pôle emploi, attestation de salaire, attestation de présence, certificat de travail, solde de tout compte…
Ce projet a été mis en œuvre par Systalians, GIE informatique en charge des institutions de retraite, de prévoyance et les mutuelles du Groupe REUNICA, ainsi que des institutions de retraite complémentaire du Groupe AG2R LA MONDIALE. La mise en œuvre a été réalisée en quelques mois, incluant une phase d’analyse du besoin avec les équipes DRH.
L’objectif pour Systalians a été de modéliser l’ensemble des documents avec un nombre réduit de maquettes et à partir d’un flux de données issu du SIRH. La création des maquettes a été confiée à son équipe éditique.
Le gestionnaire RH édite les documents depuis son SIRH : il clique sur un bouton de l’interface pour éditer le document. Certains documents ou paragraphes peuvent faire l’objet d’une modification par l’utilisateur. Dans ce cas, l’utilisateur a la possibilité d’ajouter, modifier ou supprimer certains paragraphes, puis il peut choisir d’imprimer le document ou de le soumettre à son responsable pour validation. Dans ce cas, le validateur se connecte sur une interface de gestion ; il accède aux documents en attente de validation, et il accepte le document ou précise les corrections/modifications à réaliser. Une fois le document finalisé, il est émis selon les cas par email au format PDF ou imprimé.Les collaborateurs sont également des utilisateurs de la solution puisqu’ils peuvent effectuer des demandes d’attestations depuis l’intranet RH. Une fois automatiquement composé, ces derniers leur sont envoyés dans leur messagerie professionnelle. Un niveau de confidentialité élevé était attendu : seules les équipes RH doivent avoir accès aux données et aux documents ; les flux et l’accès au serveur documentaire RH sont en outre sécurisés et en accès limité.
