Agirc-Arcco stroomlijnt het bewerken van documenten voor haar polishouders dankzij KSL Suite.

Het aanvullende pensioenfonds Agirc-Arcco beheert meer dan 56 miljoen verzekerde rekeningen. Met meer dan 23 miljoen uitgegeven documenten per jaar implementeert Agirc-Arcco een synergiestrategie tussen innovatieve digitale tools en lokale diensten, met als doel elke verzekerde toegang te geven tot informatie over zijn of haar rechten en zo een actieve rol te spelen in het pensioen. In deze context vond de aanschaf van de KSL Suite-oplossing plaats.

Versnel en stroomlijn het beheer van klantcommunicatie.

De KSL-oplossing, die de communicatie met haar polishouders produceert en beheert, is sinds 2004 een van de schakels in deze strategie: de productieservers van KSL genereren dagelijks automatisch documenten, in bulk en in transactionele vorm, en distribueren deze naar de polishouders.

Het platform, dat aanvankelijk bedoeld was voor e-mail, is geleidelijk uitgebreid met digitale kanalen, met name voor het versturen van pdf-documenten via e-mail.

Agirc-Arcco gebruikt de KSL-oplossing ook om documenten interactief te personaliseren voordat ze worden verzonden. Ze worden automatisch gegenereerd met de juiste grafische vormgeving en vooraf gedefinieerde inhoud, waarna ze door de 3.000 managers worden gepersonaliseerd voordat ze worden verspreid.

Deze interactieve aanpassing wordt ondersteund: een manager bewerkt de brieven via de webinterface. Hij of zij kan alinea's toevoegen, wijzigen of verwijderen. De manager kan het document ook ter goedkeuring aan de manager voorleggen; de manager logt vervolgens in op de KSL-applicatie, bekijkt de documenten die wachten op goedkeuring en accepteert het document of geeft aan welke correcties moeten worden aangebracht. Aan het einde van het proces geeft de manager het signaal om het document per e-mail te verzenden of te laten afdrukken en per post te versturen.

De productieservers maken gebruik van een bibliotheek met alinea's en meer dan 600 documentsjablonen, die door vier ontwerpers worden gemaakt en regelmatig worden bijgewerkt. In totaal werken vijftien mensen continu rondom deze centrale productieomgeving om alle communicatie naar polishouders te specificeren, ontwerpen, ontwikkelen en beheren.

Betrouwbare ondersteuning

Concreet centraliseert de KSL-oplossing de documentsjablonen van Agirc-Arcco. Deze sjablonen zijn opgebouwd uit gedeelde KSL-componenten zoals stylesheets, afbeeldingen, beheerregels en alinea's. Door deze gedeelde documenten worden de onderhoudskosten geoptimaliseerd en de betrouwbaarheid van de gebruikte informatie vergroot.

Dit platform voor publicatiecommunicatie is opgezet met de hulp van de technische teams van Naelan, die Agirc-Arcco al meer dan 15 jaar ondersteunen bij de ontwikkeling van zakelijke behoeften, projecten, verbeteringen aan de KSL-software en technologische veranderingen.

"Onze relatie met Naelan is altijd hartelijk en efficiënt geweest: met name de supportteams van Naelan luisteren naar ons en behandelen onze verzoeken efficiënt," legt de heer Ricois van Agirc-Arcco uit.

Tijdsbesparing en schaalbaarheid

Voor Agirc-Arcco zijn de voordelen talrijk.

• De inhoud van de documenten is goed gecontroleerd: de documenten zijn gebaseerd op gecentraliseerde alinea's waarvan de ontwikkeling nauwkeurig wordt behandeld en de inhoud is ontworpen voor maximale leesbaarheid.

• De teams van Agirc-Arcco werken autonoom: ze maken snel nieuwe documenten aan en plaatsen deze online, die aansluiten op wetswijzigingen in de pensioenregelingen die zij beheren.

• Het aanmaken van documenten verloopt betrouwbaar en snel, en het aantal te beheren modellen blijft beperkt dankzij het hergebruik van componenten en gedeelde beheerregels.

• De opmaak van de documenten is consistent en voldoet altijd aan de grafische richtlijnen van Agirc-Arcco.

• Documenttemplates worden onafhankelijk van het uitvoerformaat aangemaakt, waardoor teams zich op de inhoud kunnen concentreren, ongeacht het leveringskanaal.

" In 2004 werd de KSL-oplossing in gebruik genomen door de Mornay Group, een speler in de zorg-, pensioen- en spaarverzekeringssector, voor het bewerken van hun klantcommunicatie. In 2010 kozen de Audiens, Novalis Taibout en Mornay Groups KSL voor hun gezamenlijke Document Factory-project, gericht op het definiëren van één uniforme oplossing voor de productie van documenten voor hun pensioenbeheer. Concreet had dit project tot doel de 10 bestaande oplossingen te vervangen door één enkele oplossing. In 2013 werd de Document Factory uitbesteed aan Agirc-Arcco, die KSL bevestigde als dé oplossing voor documentgeneratie," legt Pascal Bonneton, CEO van Naelan, uit.