KSL Suite staat centraal in de klantcommunicatie-uitdagingen van Klésia.

Om te voldoen aan de uitdagingen van flexibiliteit en personalisatie in hun klantrelaties, koos Klesia voor KSL Suite vanwege de geavanceerde functies voor het bewerken, personaliseren en verspreiden van gepersonaliseerde documenten.

Klesia, een non-profitorganisatie voor gezamenlijke sociale bescherming, is sinds 2012 actief in de sectoren aanvullende ziektekostenverzekeringen, levensverzekeringen en aanvullende pensioenen. Sinds haar oprichting staat Klesia op de 15e plaats in het segment van particuliere verzekeraars en genereerde zij in 2019 een omzet van € 10,9 miljard. In een voortdurend veranderende sector optimaliseren organisaties zoals Klesia hun documentbeheer door te investeren in oplossingen die meer flexibiliteit en personalisatie in hun klantrelaties mogelijk maken. Om aan deze uitdaging te voldoen, koos Klesia voor KSL Suite vanwege de geavanceerde functies voor het bewerken, personaliseren en verspreiden van gepersonaliseerde documenten.

Overzicht van Klésia's project voor de optimalisatie van klantcommunicatie

Geconfronteerd met een zeer competitieve markt, die verder werd aangewakkerd door de komst van nieuwe spelers en de consolidatie van vele anderen, wilde Klesia in 2014 haar klantcommunicatiemanagement herzien. Professioneel en zeer persoonlijk communiceren met miljoenen klanten, terwijl tegelijkertijd de kosten voor documentontwerp en -productie werden geoptimaliseerd, was een van de belangrijkste doelstellingen van het project. Documentcommunicatie raakt immers alle sectoren van de verzekerings- en gezondheidszorg en vormt een grote zakelijke uitdaging voor een speler als Klesia, met name op het gebied van kostenreductie, tijdsbesparing en responsiviteit. Om deze strategische doelstelling te realiseren, koos Klesia in 2014 voor de KSL Suite-oplossing van uitgever Naelan. Deze oplossing stelt Klesia in staat om al haar gepersonaliseerde communicatie optimaal en gecentraliseerd te beheren door het ontwerp en de productie van documenten te stroomlijnen. Dankzij de KSL-oplossing, geïntegreerd met de reeds bestaande EDM- en archiveringssystemen, kon Klesia haar gehele publicatieketen herzien en een flexibele communicatiebasis opbouwen om snel te kunnen reageren op commerciële en wettelijke wijzigingen in haar documenten.

De herinrichting van desktop publishing met KSL Suite gaat verder dan het simpelweg ontwerpen van documentsjablonen en het automatisch genereren van managementdocumenten: KSL Suite stelt teams in staat om brieven, offertes of lidmaatschapscertificaten te maken vanuit een contentrepository en deze autonoom en interactief aan te passen. De gebruiker maakt zijn document aan de hand van sjablonen die beschikbaar zijn op een portal: het document wordt in een paar klikken gemaakt, aangepast, verspreid of naar een collega of partner gestuurd voor aanpassing of goedkeuring. Deze samenwerkingsaanpak gaat gepaard met nauwkeurig beheer van de documentbewerkings- en verzendcyclus (documentworkflow), maar ook met beveiliging (beheer op basis van profielen, goedkeuring, toegangsbeperkingen, enz.). Na validatie worden de documenten opgeslagen en automatisch gegroepeerd met de documenten in de gecentraliseerde batchpublicatieketen en vervolgens verspreid via de verschillende e-mail- en elektronische kanalen.

Klesia ontwikkelde in korte tijd bijna duizend mailingtemplates voor meer dan 500 managers in de gezondheids- en welzijnssector, die op aanvraag of interactief mail versturen. De KSL-oplossing, die snel geïmplementeerd en operationeel was, biedt tevredenheid op het gebied van opmaaksnelheid, verwerkingssnelheid en kostenbesparing.

Betrouwbare ondersteuning

Naelan, de uitgever, stelde technische experts aan die het projectteam van Klesia's "documentfabriek" konden ondersteunen. Dit projectteam voerde taken uit zoals het formuleren van behoeften, het organiseren van het desktop publishing-project, het definiëren van bedrijfsregels en de KSL-repository, het implementeren van de oplossing en het opzetten van batch- en on-demand publicatiescenario's. De training van Klesia-medewerkers completeerde het door Naelan voorgestelde systeem.

Meetbare voordelen

De voordelen van de KSL Suite zijn tegenwoordig talrijk. Klésia beschikt over een set eenvoudig schaalbare en onderhoudbare sjablonen waarmee documenten – waar precisie en leesbaarheid van cruciaal belang zijn – volledig consistent beheerd en onderhouden kunnen worden, ongeacht het medium (papier of PDF). Bovendien profiteren gebruikers van volledige controle over de ontwikkeling van documenten. De KSL Suite werd al snel unaniem omarmd door medewerkers, die profiteren van de ergonomische, gebruiksvriendelijke en gemakkelijk te leren oplossing. Het succes van deze applicatie heeft ertoe bijgedragen dat desktop publishing een belangrijk project binnen Klésia is geworden; andere processen zullen al snel profiteren van de KSL Suite, zoals het beheer van gepersonaliseerde e-mails met KSL Email Designer.