KSL Suite transporteert CPRSNCF-documenten.

Geconfronteerd met toenemende regelgeving en uitdagingen, heroverweegt CPR SNCF zijn uitgeefketen en rust het zichzelf uit met een uniek instrument voor de optimalisatie van zijn postdiensten.

De CPR SNCF, een socialezekerheidsorganisatie die in 2007 is opgericht, is verantwoordelijk voor het beheer van pensioenuitkeringen voor spoorwegmedewerkers en hun nabestaanden, evenals ziekte- en zwangerschapsverzekeringen voor actieve werknemers. Het hoofdkantoor is gevestigd in Marseille en er zijn veertien vestigingen verspreid over Frankrijk om te voldoen aan de behoeften van de 152.678 bijdragers.

Context: Het optimaliseren van reanimatiedocumenten

Het optimaliseren van het ontwerp, de productie en de distributie van documenten bestemd voor alle CPR-leden werd al snel een grote uitdaging. De bestaande oplossingen waren verouderd en voldeden niet langer aan de groeiende behoeften van de sector en de huidige veeleisende criteria, of het nu ging om documentaanpassing, responsiviteit of kostenbesparing.

Om de efficiëntie te verbeteren, voert CPR SNCF een grondige herziening van haar verouderde publicatieketen door. In eerste instantie gebruikt het bedrijf KSL Suite voor het produceren en industrialiseren van correspondentie voor de pensioen- en pensioensector, een toepassingsgebied dat later wordt uitgebreid naar correspondentie voor de gezondheidszorg. De omvang van dit project heeft ertoe geleid dat CPR een eigen publicatieservicecentrum heeft opgezet om de documentprocessen voor al haar vestigingen te beheren. Dit team van ongeveer vijftien mensen, aanvankelijk ondersteund door consultants van NAELAN, is snel autonoom geworden in het gebruik van KSL.

Het centrum voor publicatiediensten richtte zich aanvankelijk op het vernieuwen van meer dan 400 documentmodellen.

De brieven worden beschikbaar gesteld aan zakelijke gebruikers, die ze vervolgens op een gecontroleerde manier kunnen personaliseren en met één klik per e-mail of post kunnen versturen en archiveren.

Naast het publiceren van documenten werkt de CPR parallel aan het optimaliseren van de postefficiëntie van losse poststukken door het enveloppesysteem te moderniseren.

Om deze uitdagingen aan te gaan, onderscheidde KSL Suite zich al snel door zijn uitgebreide functionaliteit, de eenvoudige integratie in het informatiesysteem en de snelle implementatie.

Details, projectanalyse en voordelen

KSL, een gecentraliseerde en collaboratieve oplossing voor documentbewerking, wordt gelijktijdig toegepast op twee applicaties: het personaliseren en distribueren van documenten in batch- en transactionele vorm, en het beheer van CPR-mailings als onderdeel van het bredere project voor postoptimalisatie.

Bij deze gelegenheid werden maar liefst 400 e-mailtemplates opnieuw ontworpen. Het doel was om de eenvoud en prestaties te verbeteren en het onderhoud van deze templates te versnellen.

Maar het project gaat verder dan dat, want vanuit deze modellen die beschikbaar zijn op een webportaal, kan de gebruiker met één klik vanuit zijn bedrijfsapplicatie een gepersonaliseerd document openen. Dit document kan vervolgens interactief en zelfstandig worden bekeken en aangepast op basis van de eigen autorisaties, waarna het kan worden verspreid of naar een validatiecircuit kan worden verzonden. Om deze functies te realiseren, maakt KSL gebruik van een gecentraliseerde server en een contentrepository die alle modellen en hun verschillende componenten beheert.

KSL streeft naar efficiëntie in het beheer van de relatie van de CPR met haar belanghebbenden, het waarborgen van de documentkwaliteit door het standaardiseren van het grafische handvest en de opmaak, de traceerbaarheid en de tijdsbesparing voor agenten die deze volledig zelfstandig beheren.

Alle poststromen van CPR worden vervolgens gecentraliseerd en geoptimaliseerd voordat ze per post worden verzonden. KSL zorgt er namelijk voor dat individuele poststukken, net als andere bulkpost, kunnen profiteren van de productie-infrastructuur van CPR.

Naast het moderniseren van onze publicatieketen wilden we de efficiëntie van ons documentbeheer verbeteren door het beheer van individuele e-mails te centraliseren en vooral te optimaliseren. Pascal Boudas, IT-ontwerper

De voordelen van de KSL-suite zijn vandaag de dag talrijk binnen de CPR SNCF. Naast de succesvolle standaardisatie van alle post met inachtneming van één huisstijl voor alle vestigingen, beschikt de organisatie over documentsjablonen die eenvoudig schaalbaar en onderhoudbaar zijn, wat garant staat voor professionele en hoogwaardige documenten.

Bovendien levert dit een duidelijke tijdsbesparing op voor alle medewerkers die profiteren van de flexibiliteit en autonomie bij de verwerking van post. Deze flexibiliteit is noodzakelijk in een zakelijke omgeving waar grote aantallen documenten met een hoge variabiliteit en een hoog volume worden gegenereerd.

Het beheer van de mailinglijsten van het bedrijf heeft de CPR ook in staat gesteld de kosten voor het produceren en verspreiden van documenten te verlagen, met name door een besparing op de portokosten van meer dan 30%!

KSL Suite kreeg al snel unanieme steun van de medewerkers van het bedrijf, die profiteren van een ergonomische oplossing die gemakkelijk te leren en te gebruiken is.

Het succes van deze twee applicaties binnen de CPR heeft ertoe bijgedragen dat publiceren een grootschalig project is geworden, waarvan de processen zullen worden uitgebreid om de functionele mogelijkheden van KSL Suite te benutten voor andere documenten en de zakelijke gebruikers steeds meer autonomie te geven.

“De samenwerking met Naelan, die we gerust verrijkend kunnen noemen, verliep hand in hand en garandeerde een succesvol project en een snel rendement op onze investering.” Pascal Bonneton