Comment NAELAN aide les hôpitaux et cliniques à digitaliser et automatiser leurs processus documentaires

Le document, colonne vertébrale des établissements de santé

Dans les hôpitaux et cliniques, le document est omniprésent.

Dossiers administratifs des patients, courriers médicaux, factures, documents RH, contrats fournisseurs, convocations, notifications réglementaires, appels d'offres…

Chaque jour, des milliers de documents sont produits, échangés, archivés, avec des exigences élevées de fiabilité, de confidentialité et de conformité réglementaire.

Pourtant, ces processus documentaires reposent encore souvent sur des outils fragmentés, des modèles hétérogènes et des traitements manuels chronophages.

Résultat : perte de temps pour les équipes, risques d’erreurs, complexité accrue et expérience dégradée pour les patients comme pour les collaborateurs.

C’est sur ces enjeux que NAELAN accompagne depuis de nombreuses années les acteurs de la santé, en transformant la gestion documentaire en un levier de performance opérationnelle, de qualité de service et de transformation digitale.

Une expertise éprouvée dans le secteur hospitalier

NAELAN s’appuie sur plusieurs centaines de références dans les hôpitaux et cliniques, publics comme privés.Parmi elles, AP-HP, le plus grand centre hospitalier de France, fait confiance aux solutions NAELAN pour industrialiser et sécuriser ses processus documentaires à grande échelle.

Ces déploiements démontrent la capacité de NAELAN à :

• gérer des volumes documentaires massifs,

• répondre à des contraintes réglementaires strictes,

• s’intégrer à des systèmes d’information hospitaliers complexes,

• accompagner durablement des organisations multi-sites.

Ressources humaines : fiabiliser et automatiser les processus RH

Les directions des ressources humaines des établissements de santé produisent un volume considérable de documents : contrats de travail, avenants, décisions administratives, attestations, convocations, documents liés à la carrière ou à la formation.

Grâce aux solutions de composition de documents et de Contract Management, NAELAN permet de :

• automatiser la production des documents RH,

• garantir la conformité des contenus et des modèles,

• réduire les tâches manuelles répétitives,

• sécuriser les versions et la traçabilité.

Les équipes RH gagnent en efficacité et peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur humaine.

Facturation et finances : répondre aux exigences réglementaires

La facturation électronique, notamment avec des formats comme Factur-X, constitue un enjeu majeur pour les établissements de santé.

NAELAN accompagne les directions financières dans la digitalisation complète de la chaîne documentaire :

• génération de factures conformes aux formats réglementaires,

• intégration avec les systèmes comptables et de gestion,

• archivage probant garantissant la valeur légale des documents,

• traçabilité complète des échanges.

Cette approche sécurise les processus financiers tout en améliorant la productivité des équipes.

Courriers patients : améliorer la communication et l’expérience patient

Convocations, comptes rendus, courriers administratifs, notifications : les courriers patients constituent un point de contact essentiel entre l’établissement et ses usagers.

Avec les solutions de Customer Communication Management (CCM), NAELAN permet :

• de centraliser et industrialiser la production des courriers,

• de personnaliser les contenus selon le contexte patient,

• d’assurer une cohérence éditoriale et graphique,

• de diffuser les documents sur plusieurs canaux (papier, PDF, email, portail).

Chaque document devient un outil de communication claire et rassurante, contribuant à une meilleure expérience patient.

Accessibilité numérique et PDF/UA : une communication inclusive

L’accessibilité numérique est un enjeu clé pour les établissements de santé. Environ 1 % de la population est concernée par une déficience visuelle significative nécessitant l’usage de technologies d’assistance.

NAELAN intègre la prise en charge du standard PDF/UA dans ses solutions de composition documentaire :

• structure logique balisée,

• ordre de lecture cohérent,

• titres hiérarchisés,

• textes alternatifs et lisibilité renforcée.

Les hôpitaux et cliniques garantissent ainsi une communication inclusive, conforme aux obligations réglementaires, sans multiplier les chaînes de production.

Gestion des fournisseurs : structurer et sécuriser les échanges

Contrats, bons de commande, notifications, factures fournisseurs : la relation avec les partenaires repose elle aussi sur des flux documentaires critiques.

NAELAN accompagne les établissements de santé dans la digitalisation de la gestion fournisseurs:

• génération automatisée des documents contractuels, d'appels d'offres,

• sécurisation des engagements,

• traçabilité des échanges,

• réduction des délais et des risques de litiges.

La collaboration avec les fournisseurs gagne en fluidité et en fiabilité.

Conformité réglementaire, RSE et gouvernance documentaire

Les établissements de santé sont soumis à des exigences strictes en matière de conformité, de protection des données et de gouvernance documentaire.

NAELAN intègre dès la conception :

• les contraintes de conformité réglementaire,

• les principes de RSE (réduction du papier, sobriété des processus),

• les bonnes pratiques de traçabilité et d’archivage.

La KSL Suite s’inscrit ainsi dans une démarche de transformation digitale durable et responsable.

Des bénéfices concrets pour les collaborateurs

La digitalisation et l’automatisation des processus documentaires apportent des gains immédiats :

• réduction des tâches manuelles et chronophages,

• diminution des erreurs et des reprises,

• meilleure collaboration entre services,

• plus grande autonomie des équipes métiers.

Les collaborateurs disposent d’outils fiables, sécurisés et adaptés à leurs contraintes quotidiennes.

Conclusion

Dans un contexte de forte pression opérationnelle et réglementaire, la maîtrise des processus documentaires est un enjeu stratégique pour les hôpitaux et cliniques.En s’appuyant sur une expertise reconnue et sur la KSL Suite, NAELAN accompagne les établissements de santé dans la digitalisation et l’automatisation de leurs documents RH, financiers, patients et fournisseurs, au service de la qualité, de la conformité et de la transformation digitale.