تعمل منظمات التدريب العامة والخاصة (الجامعات والمدارس والتدريب المهني وما إلى ذلك) في بيئة تزداد تطلباً:
تعدد المسارات التعليمية، وتنويع الممولين، وزيادة متطلبات التتبع، ورقمنة التبادلات، وتعزيز الالتزامات التنظيمية، لا سيما مع شهادة Qualiopi وظهور الفواتير الإلكترونية.
في هذا السياق، تصبح إدارة المستندات قضية استراتيجية.
العروض التجارية، واتفاقيات التدريب والعقود، والدعوات، وقوائم الحضور، والشهادات، والفواتير... كل مرحلة من مراحل عملية التدريب تولد وثائق بالغة الأهمية، وغالبًا ما تكون شخصية وذات قيمة قانونية عالية.
خبرتنا
تقدم NAELAN ثلاثة مجالات خبرة رئيسية لتلبية الاحتياجات المحددة لمنظمات التدريب.
تكوين الوثيقة
تتيح عملية تكوين المستندات ( DCM ) في مجال التدريب إمكانية إنشاء الدعوات وقوائم الحضور والشهادات والفواتير ورسائل المعلومات والاتصالات التنظيمية تلقائيًا، مع عرض احترافي يتناسب مع جميع القنوات (الورقية والبريد الإلكتروني وبوابة العملاء).
إدارة المقترحات
تعمل إدارة المقترحات على تسريع إعداد مقترحات الأعمال المعقدة، مثل العروض المخصصة أو الردود على طلبات تقديم العطاءات، من خلال ضمان اتساق المحتوى وتخصيصه.
إدارة العقود
تسهل إدارة دورة حياة العقود إنشاء الاتفاقيات وعقود التدريب والتعديلات والتحقق من صحتها ومراقبتها طوال دورة حياتها، مما يضمن إمكانية التتبع والأرشفة الآمنة والامتثال التنظيمي.
فوائد
توفر حلول NAELAN فوائد ملموسة لمنظمات التدريب:
تجربة عملاء محسّنة
تحسين جودة ووضوح المستندات
تقليل أوقات معالجة المستندات
تعزيز الامتثال التنظيمي
تحسين استخدام الموارد الداخلية
انخفاض تكاليف التشغيل
عائد استثمار قابل للقياس
من خلال تبني نظام NAELAN، تعزز منظمات التدريب رضا العملاء وقدرتها التنافسية في قطاع تتمتع فيه إدارة المستندات بأهمية استراتيجية.
أوليفييه لوبلو، مدير المبيعات والتسويق
عملاؤنا
نحن نعمل مع أكثر من 1700 عميل حول العالم في مجالات الخدمات المصرفية والتأمين والاتصالات والصناعة والخدمات العامة والصحة والتعليم، بالإضافة إلى العديد من شركات التكامل والنشر لبرامج إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برامج الأعمال.
الأسئلة الشائعة
تتيح أتمتة المستندات للمؤسسات التدريبية، العامة والخاصة على حد سواء، إنشاء مستندات تلقائية لعملية التعلم، مثل الدعوات، وقوائم الحضور، والشهادات، والاتفاقيات، والفواتير، والنشرات الإخبارية، والمراسلات التنظيمية. كل مستند مُخصّص، وملزم قانونًا، ويُوزّع عبر قنوات متعددة (ورقية، وبريد إلكتروني، وبوابة إلكترونية للعملاء) بلمسة احترافية.
تتطلب شهادة Qualiopi إمكانية التتبع والتوثيق الدقيق في كل مرحلة من مراحل التدريب. يعمل حل إدارة دورة حياة المنتج (CCM) على مركزة وأتمتة إنتاج الدعوات، وقوائم الحضور، والشهادات، والاتفاقيات، مع أرشفة آمنة وقوالب متوافقة. وهذا يُسهّل إثبات الامتثال لمعايير Qualiopi أثناء عمليات التدقيق.
تتطلب الفواتير الإلكترونية فواتير منظمة ومتوافقة وقابلة للتتبع. تعمل حلول NAELAN على أتمتة إنشاء وتوزيع فواتير التدريب من بيانات أعمالك، مما يضمن الامتثال للوائح، والأرشفة الآمنة، والتكامل مع أنظمتك الحالية، مما يضمن انتقالًا سلسًا إلى الفواتير الإلكترونية.
يقوم نظام NAELAN بأتمتة الدعوات، وقوائم الحضور، والشهادات، والفواتير، وخطابات المعلومات، والاتصالات التنظيمية عبر CCM؛ والعروض المصممة خصيصًا والردود على طلبات تقديم العطاءات عبر إدارة المقترحات؛ بالإضافة إلى الاتفاقيات، وعقود التدريب، والتعديلات عبر إدارة دورة حياة العقد، مع إمكانية التتبع والامتثال طوال دورة الحياة.
يوفر حل أتمتة المستندات مكاسب ملموسة: تقليل أوقات المعالجة، وتحسين وضوح المستندات، وتعزيز الامتثال التنظيمي (Qualiopi، والفواتير الإلكترونية)، وتحسين الموارد الداخلية وتقليل التكاليف التشغيلية، مما يوفر تجربة تعليمية أفضل وعائدًا قابلاً للقياس على الاستثمار.