Comment NAELAN aide les collectivités territoriales à digitaliser et automatiser leurs processus documentaires

Le document au cœur du service public local

Régions, départements, métropoles, communautés de communes, mairies… Les collectivités territoriales produisent chaque jour un volume considérable de documents : actes administratifs, courriers aux administrés, documents RH, factures, marchés publics, notifications fournisseurs, réponses aux appels d’offres.

Ces documents structurent la relation entre la collectivité :

• et les administrés (information, transparence, qualité de service),

• et les collaborateurs (efficacité, fiabilité, sécurité),

• et les partenaires et fournisseurs (conformité, traçabilité, délais).

Pourtant, ces processus documentaires restent souvent complexes, hétérogènes et fortement consommateurs de temps. Dans un contexte de transformation digitale, d’exigences accrues en matière de conformité réglementaire, d’accessibilité numérique, de sobriété budgétaire et de RSE, la modernisation documentaire devient un enjeu stratégique pour les collectivités.

C’est précisément sur ce terrain que NAELAN accompagne les acteurs publics depuis de nombreuses années.

Une expertise reconnue dans l’écosystème des collectivités

NAELAN s’appuie sur près d’un millier de références dans les collectivités territoriales, couvrant tous les niveaux de l’action publique locale.

Cette expertise est renforcée par des partenariats structurants avec des éditeurs majeurs de la gestion publique locale, tels que Berger Levrault ou Worldline.

Ces collaborations permettent à NAELAN :

• de s’intégrer nativement aux systèmes d’information existants,

• de respecter les cadres réglementaires spécifiques au secteur public,

• d’accompagner des projets à grande échelle, multi-services et multi-sites.

Ressources humaines : fiabiliser et simplifier la gestion RH

Les services RH des collectivités produisent de nombreux documents : contrats, arrêtés, décisions, attestations, convocations, documents de carrière.

Grâce aux solutions de composition de documents et de Contract Management, NAELAN permet :

• l’automatisation de la production documentaire RH,

• la centralisation des modèles et des règles statutaires,

• la réduction des erreurs et des ressaisies,

• une traçabilité complète des versions.

Les équipes RH gagnent en efficacité, en sécurité juridique et en sérénité opérationnelle.

Courriers aux administrés : une communication plus claire et plus accessible

Les courriers restent un canal essentiel de communication avec les administrés : notifications, décisions, convocations, informations réglementaires.

Avec les solutions de Customer Communication Management (CCM), NAELAN aide les collectivités à :

• industrialiser la production des courriers,

• personnaliser les contenus selon les situations administratives,

• garantir une cohérence éditoriale et graphique,

• diffuser les documents sur plusieurs canaux (papier, PDF, email, portail).

Chaque document devient un outil de communication claire, lisible et compréhensible, renforçant la confiance des administrés dans le service public.

Accessibilité numérique et PDF/UA : un impératif pour le service public

L’accessibilité numérique est une obligation majeure pour les collectivités. Les documents doivent être compréhensibles et exploitables par tous les citoyens, y compris les personnes en situation de handicap.

NAELAN intègre nativement le standard PDF/UA dans ses solutions :

• structure logique balisée,

• ordre de lecture cohérent,

• titres hiérarchisés,

• compatibilité avec les lecteurs d’écran.

Les collectivités répondent ainsi à leurs obligations réglementaires tout en garantissant une communication inclusive, sans multiplier les chaînes de production documentaire.

Facturation électronique et archivage probant

La facturation électronique et la dématérialisation des flux financiers constituent un enjeu clé pour les collectivités.

NAELAN accompagne les services financiers dans :

• la génération de documents conformes,

• l’intégration avec les outils de gestion financière,

• l’archivage probant garantissant la valeur légale des documents,

• la traçabilité complète des échanges avec les usagers et partenaires.

Les processus sont sécurisés, plus rapides et mieux maîtrisés.

Fournisseurs et appels d’offres : structurer des processus sensibles

Marchés publics, consultations, notifications, contrats fournisseurs : ces processus exigent rigueur, conformité et transparence.

Grâce aux solutions de Contract Management, NAELAN permet :

• d’automatiser la production des documents d’appels d’offres,

• de sécuriser les engagements contractuels,

• de fiabiliser les échanges avec les fournisseurs,

• de réduire les délais et les risques de litiges.

Les services achats et juridiques disposent d’outils robustes et homogènes.

Conformité réglementaire, RSE et gouvernance documentaire

NAELAN intègre dès la conception documentaire :

• les exigences de conformité réglementaire du secteur public,

• les principes de RSE (réduction du papier, sobriété des processus),

• les bonnes pratiques de gouvernance et de traçabilité.

La Suite KSL s’inscrit dans une démarche de transformation digitale durable, pragmatique et adaptée aux contraintes budgétaires des collectivités.

Des bénéfices concrets pour les administrés et les collaborateurs

La digitalisation documentaire apporte des bénéfices immédiats :

• pour les administrés : documents plus clairs, accessibles, fiables et cohérents ;

• pour les collaborateurs : moins de tâches manuelles, moins d’erreurs, plus d’autonomie et de temps pour les missions de service public.

Le document devient un levier d’amélioration de la qualité de service et de l’efficacité interne.

Conclusion

Face à des enjeux réglementaires, budgétaires et sociétaux croissants, la maîtrise des processus documentaires est un facteur clé de modernisation des collectivités territoriales.

Avec près d’un millier de références et des partenariats structurants, NAELAN accompagne durablement les collectivités dans la digitalisation et l’automatisation de leurs documents RH, financiers, administrés et fournisseurs, au service d’un service public plus efficace, accessible et responsable.