Comment les bailleurs sociaux peuvent améliorer leur relation locataires et efficacité grâce aux solutions NAELAN

Dans un contexte où la digitalisation du secteur du logement social s’accélère, les bailleurs sociaux – comme CDC Habitat, le Groupe Action Logement, ICF Habitat, etc.  – cherchent à renforcer à la fois leur relation avec les locataires et leur efficacité opérationnelle.

C’est précisément là que les solutions NAELAN apportent une réelle valeur ajoutée.

Mieux communiquer avec les locataires et fournisseurs

Les bailleurs sociaux gèrent chaque jour une multitude de documents administratifs, financiers, techniques, contractuels et relationnels destinés à des publics très variés (voir la liste des documents gérés plus bas) :

• Avis de prélèvement et quittances de loyer,

• États des lieux (entrée, sortie, ou suivi des immeubles),

• Contrats de location et baux,

• Contrats fournisseurs et bons de commande,

• Appels d’offres,

• Courriers et notifications réglementaires.

Avec NAELAN, ces communications deviennent plus simples, plus rapides et plus fiables.

Nos solutions de Customer Communication Management (CCM), Proposal Management et Contract Management permettent les points suivants entre autres :

• Automatiser la génération et la personnalisation des documents,

• Centraliser les modèles dans une bibliothèque unique et sécurisée,

• Garantir la cohérence et la conformité des informations envoyées,

• Diffuser via le canal le plus adapté : papier, email, espace locataire, signature électronique ou SMS.

Résultat : une communication plus fluide et personnalisée qui renforce la relation de confiance entre bailleur, locataire et fournisseur.

Gagner en productivité et réduire les coûts opérationnels

Au-delà de la qualité de la relation client, les solutions NAELAN améliorent directement la productivité des équipes.

Les collaborateurs gagnent un temps précieux grâce à :

• La génération automatique des documents à la demande,

• L’intégration fluide avec les SI métiers (gestion locative, comptabilité, maintenance, etc.),

• La suppression des tâches manuelles de mise en forme et d’envoi.

Ce gain d’efficacité se traduit par :

• Une réduction des coûts administratifs,

• Une accélération des processus internes,

• Plus de temps disponible pour la relation humaine et le service aux locataires.

Un levier concret pour la transformation numérique du logement social

Adopter les solutions NAELAN, c’est faire un pas décisif vers un logement social plus agile, plus moderne et plus proche de ses usagers.

De nombreux acteurs publics et para-publics utilisent déjà nos technologies pour digitaliser leurs communications documentaires, tout en gardant un haut niveau de sécurité et de conformité réglementaire.

Les documents gérés par les bailleurs sociaux

Les bailleurs sociaux (offices HLM, ESH, SEM, OPH, etc.) gèrent un volume massif et très varié de documents, qui peuvent être regroupés en 5 grandes catégories : administratifs, financiers, techniques, contractuels et relationnels.

1. Documents liés à la relation avec les locataires

C’est le cœur du métier, et souvent la plus grosse volumétrie documentaire.

Exemples :

• Avis d’échéance et quittances de loyer

• Avis de prélèvement / changement de mode de paiement

• Relances d’impayés, courriers de mise en demeure

• Contrats de location / baux

• États des lieux d’entrée et de sortie

• Courriers d’information : travaux, charges, réunions, notifications diverses

• Courriels ou SMS automatiques liés à la vie du bail

• Attestations de loyer pour la CAF ou les aides sociales

Ces documents sont à fort impact relationnel et réglementaire — d’où l’intérêt d’une solution comme NAELAN CCM, qui assure cohérence, traçabilité et personnalisation.

2. Documents financiers et comptables

Ces documents circulent entre le bailleur, les banques, les collectivités et les locataires.

Exemples :

• Factures fournisseurs

• Bons de commande et bons de livraison

• Mandats et bordereaux comptables

• Relevés de charges

• Justificatifs CAF et conventions d’aides

• Comptes rendus financiers d’activité

Les gains d’automatisation ici sont considérables : intégration directe avec le SI comptable, génération automatique des PDF, envoi sécurisé, archivage électronique.

3. Documents techniques et patrimoniaux

Ils concernent le parc immobilier et son entretien.

Exemples :

• Fiches logement / fiche immeuble

• Rapports de maintenance et d’entretien

• Constats techniques et états des lieux des parties communes

• Documents liés à la sécurité (DPE, amiante, ascenseurs, etc.)

• Ordres de service et rapports d’interventions

• Documents liés aux travaux de réhabilitation ou de rénovation énergétique

Ces documents doivent être fiables, datés, traçables et souvent partagés entre plusieurs acteurs (prestataires, techniciens, gestionnaires de patrimoine).

4. Documents contractuels et juridiques

Relations avec les partenaires et les autorités de tutelle.

Exemples :

• Contrats fournisseurs / prestataires

• Appels d’offres / marchés publics

• Conventions avec les collectivités locales ou l’État

• Procès-verbaux de CA / décisions de direction

• Documents de contentieux locatif

NAELAN peut automatiser la génération, validation et signature électronique de ces documents, garantissant conformité et sécurité juridique.

5. Documents de communication et d’information

Souvent sous-estimés, mais essentiels pour l’image et la relation de confiance.

Exemples :

• Courriers d’information générale (hausse de charges, travaux, élections de locataires, etc.)

• Bulletins d’information ou lettres aux locataires

• Campagnes d’e-mailing / notifications SMS

• Documents RH internes (notes, convocations, comptes rendus)

Ici, NAELAN joue sur la centralisation des modèles, la cohérence graphique, et la publication multicanal (papier, mail, portail locataire…).

En savoir plus ?

Vous travaillez au sein d’un bailleur social et souhaitez :

• améliorer la satisfaction de vos locataires,

• fluidifier vos échanges avec les fournisseurs,

• ou réduire vos coûts de gestion documentaire ?

Contactez-nous pour échanger sur les solutions NAELAN et découvrir des cas concrets de déploiement dans le logement social.