Gagnez du temps et sécurisez la rédaction et le cycle de vie de vos contrats !

Gagnez du temps et sécurisez la rédaction et le cycle de vie de vos contrats !

Un processus 100% digital de rédaction et de gestion de vos contrats

 

Les contrats sont une des clés du fonctionnement des entreprises pour gérer les relations avec leur partenaires, clients et collaborateurs. Il est donc essentiel que celles-ci se dotent de solutions efficaces pour sécuriser leur rédaction et leur signature. Le logiciel KSL Contract Manager répond à ce besoin.

Il est adapté à tous types de contrats commerciaux et à leurs documents associés (NDA, notices, états des lieux, compromis, attestations…) ainsi qu’aux contrats de travail. Grâce à KSL Contract Manager, vos équipes appliquent les meilleures pratiques de gestion du cycle de vie des contrats, mais surtout les aide à structurer leur contenu et à gérer leur suivi.

KSL Contract Manager se différencie des outils traditionnels de CLM sur plusieurs fonctions clés : un clausier de paragraphes et de modèles de documents, un outil spécialisé de rédaction de contrats, des circuits de validation des modèles et de signature des contrats, des coffres forts électroniques et le suivi des renouvellements de contrats.

KSL Contract Manager est une solution 100% digitale et « sans couture » qui fluidifie le travail de vos équipes avec leurs fournisseurs, leurs clients ou des candidats. Elle est basée sur 3 piliers fonctionnels qui sont : assurer la conformité des contenus, sécuriser la rédaction des contrats et contrôler le cycle de vie des contrats.

Elle concerne aussi bien les contrats commerciaux que les baux immobiliers, bulletins d’adhésion, mandats, documentations contractuelles, contrats de travail… ainsi que leurs documents et emails associés.

Avec KSL Contract Manager, gérez de manière collaborative vos modèles, vos clauses et annexes, maîtrisez la conformité et les risques liés à vos contrats et digitalisez les processus de rédaction et de signature.

Grâce à une gestion simplifiée, vos équipes commerciales et juridiques gagnent du temps et retrouvent leur sérénité.

Contactez-nous par email à contact@naelan.com ou par téléphone au 04 37 59 81 40

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Naelan est dans le Journal du Management juridique spécial compliance et éthique des affaires, en ligne sur le Village de la Justice. https://urlz.fr/fQer

 
De l’éditique au CCM, le dernier kilomètre…

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Nous vous apportons les 20% de fonctionnalités restantes et plus encore…

KSL Suite est une solution qui répond aux besoins complémentaires de vos équipes métiers pour la gestion de votre communication clients.

Avec KSL Suite vous gérez de manière centralisée votre communication clients par la création automatisée de documents et de messages personnalisés, par la création interactive de documents et d’emails et par une diffusion multicanal.
Solution logicielle flexible pour l’optimisation de votre communication client, KSL Suite améliore la qualité des documents envoyés, augmente le gain de temps et l’efficacité des opérationnels dans l’édition, gère l’envoi multicanal de documents de gestion personnalisés et optimise les coûts informatiques et postaux associés.
KSL Suite améliore ainsi la satisfaction de vos clients, la pertinence de l’information envoyée et accroit l’efficacité de votre organisation.

Parmi les principaux avantages concurrentiels, en voici quelques-uns non exhaustifs :

  • L’utilisateur conçoit facilement et rapidement des modèles de documents mais aussi des emails responsives.
  • KSL Suite fournit à l’utilisateur nombre de fonctionnalités interactives avancées pour la gestion de vos documents : copier/coller, fonctions d’assemblage, sorties Office..
  • Vous bénéficiez d’une très grande flexibilité des mises à jour de contenu et de votre charte graphique…

Découvrez, sans plus attendre, les nombreux autres avantages d’une solution logicielle intégrée, dédiée à l’optimisation de votre communication clients. Notre équipe se tient à votre disposition pour vous montrer les nombreuses fonctions différenciatrices de KSL Suite.

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.
Les bonnes pratiques de la signature électronique de contrats

Les bonnes pratiques de la signature électronique de contrats

Par

sell&sign

 

 

La signature électronique est un formidable outil pour finaliser tout type de contrat en 2021. Essentielle à la dématérialisation et la digitalisation de nos entreprises, elle permet de s’affranchir du contrat papier. Rapide et fiable, la signature électronique s’utilise en face à face ou à distance, s’adaptant à nos modes de consommation ; et accessoirement à la crise mondiale liée à la pandémie Covid-19…

Le cadre juridique de la signature électronique 

D’un point de vue juridique, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle a intégré le droit français au début de l’année 2000, soit il y a plus de 20 ans maintenant. Grâce à son utilisation, il est possible de mettre en conformité tout type de documents à valeur légale. Nous vous donnerons des exemples de documents à faire signer dans une deuxième partie de ce billet. 

La signature électronique est une procédure sécurisée, peut-être même plus que la signature manuscrite, en tout cas quand elle est réalisée à distance. Encadrés par l’ANSSI (l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), les tiers de confiance doivent remplir des exigences conformes à la loi eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) afin de pouvoir certifier des signatures électroniques.

Les tiers de confiance, qui délivrent donc des signatures électroniques sécurisées et conformes, peuvent également être chargés de l’archivage légal des documents signés. Cet archivage légal permet ainsi de conserver de manière sécurisée dans le temps l’original du document signé, ainsi que le dossier de preuves l’accompagnant et les éventuelles annexes. 

L’avantage de la signature électronique pour finaliser des contrats

Maintenant que nous avons posé le cadre juridique de la signature électronique, voyons comment la signature électronique peut booster l’activité contractuelle. 
La signature électronique apporte un réel gain de temps dans l’activité d’une entreprise. La phase de finalisation des contrats peut prendre plusieurs jours à plusieurs semaines sans la signature électronique ; alors qu’elle est réduite à quelques heures, voire minutes, quand on l’utilise.

Grâce à une solution de signature électronique intelligente, tous les processus de la chaîne de contractualisation sont automatisés pour être rendus productifs. La gestion administrative des contrats se simplifie, car il n’y a plus besoin d’assigner une personne à la relecture des contrats, le scan et l’archivage, sans parler des relances clients. Toutes ces étapes se gèrent d’un clic dans votre solution de gestion qui elle-même intègre la solution de signature électronique SELL&SIGN

De plus, cette digitalisation facilite également la récolte de data dans les documents signés. Vous pouvez alors dynamiser votre chaîne de contractualisation en analysant ces données. 

Enfin, l’économie de papier, d’enveloppes, de timbres et de déplacement physique liée à la signature électronique parle d’elle-même ; sans compter l’espace physique nécessaire au stockage des dossiers papiers, ou encore le temps perdu à parapher les pages !

La signature électronique : pour quels types de contrats ?

La signature électronique telle qu’elle est définie par le règlement européen eIDAS est adaptée pour tout type de contrat, dans tous les secteurs d’activité. Prenons des exemples pour illustrer l’étendue qu’elle peut couvrir :

  • Assurance : contrats d’abonnement, DIP, mandats SEPA, CGV…
  • Immobilier : DIP, baux commerciaux ou locatifs, mandats de vente, compromis de vente, PV d’assemblées générales, bons de visite…
  • Laboratoires pharmaceutiques : accords distributeurs, contrats de partenariat, bulletins de souscription, consentements éclairés, CGV…
  • Professions juridiques : actes d’avocat, actes notariés sous seing privé, compromis, procurations…
  • Sécurité : contrats de travail, contrats d’abonnement, mandats SEPA, bons de commande…
  • RH : contrats de travail, avenants, chartes, attestations…

Cette liste n’est pas exhaustive mais vous donne une idée plus précise de ce qu’on peut faire avec la signature électronique. Les activités commerciales ayant été réduites à distance en cette année 2020, on imagine le manque à gagner des entreprises non équipées en signature électronique.  

Bonnes pratiques et pièges à éviter dans la signature électronique 

Venons-en aux bonnes pratiques de la signature électronique. Afin de se protéger au maximum soi-même autant que ses clients, on constituera à chaque signature de contrat un dossier de preuve. Afin qu’il soit lisible, on prendra bien soin d’y faire figurer toutes les informations du contrat à valeur probante, comme le numéro unique de la transaction, les dates, l’identité des signataires, le détail des pièces annexes, etc. 

Aussi, l’archivage légal n’est pas rendu obligatoire par la loi, mais y faire appel est une garantie supplémentaire. Si vous avez un moyen de conserver vos contrats et toutes les données et documents qui lui sont liés de façon sécurisée au format numérique, profitez-en ; sinon, n’hésitez pas à faire appel au tiers de confiance qui fournit les certificats de signature électronique car ils y sont habilités. 

Pour finir, on préférera utiliser la signature électronique avancée ou certifiée plutôt que la signature électronique simple. Il existe plusieurs niveaux de signatures électroniques, et c’est à partir du niveau avancé qu’elles sont encadrées par le règlement européen eIDAS. En particulier, la signature électronique avancée sert à établir avec un niveau d’assurance substantiel l’identité du signataire. La signature électronique simple n’impose pas nécessairement de précautions, il vaut mieux l’éviter à tout prix dans les contrats que l’on veut rendre incontestables. Par exemple, la signature scannée est une signature électronique simple, donc non valable juridiquement. 

Maintenant que la signature électronique n’a plus de secrets pour vous, à vous de jouer !

À propos de SELL&SIGN
Créée en 2014,  la solution SELL&SIGN est une création française inventée et développée à Marseille, en plein cœur du Vieux Port. SELL&SIGN propose une solution complète de signature électronique, comprenant la digitalisation des contrats, leur mise en conformité, la collecte de données, ainsi que la possibilité de faire signer des documents à distance, en face à face ou en ligne. Avec environ 10 000 clients, l’entreprise a réalisé en 2019 un chiffre d’affaires de 1M300 € et emploie 23 collaborateurs.
Pour en savoir plus : https://www.sellandsign.com/fr/

Naelan est fière d’annoncer la version majeure 8.0 de sa suite logicielle KSL

Naelan est fière d’annoncer la version majeure 8.0 de sa suite logicielle KSL

Cette nouvelle version attendue dès décembre 2019 inclura de nombreuses nouveautés, dont une grande partie résulte de demandes de nos clients. Nous restons convaincus que l’innovation et l’écoute de nos clients sont les moteurs de notre développement. En parallèle, nos applications actuelles continuent de s’améliorer tant au niveau des fonctionnalités que de leur ergonomie afin de toujours mieux répondre aux besoins d’autonomie des utilisateurs.  

Parmi les principales nouveautés de KSL Suite 8, l’accent a été mis sur l’outil de conception KSL Studio. L’interface de travail a été modernisée : meilleure identification des espaces de travail,  réorganisation des fonctions, nouveaux outils de création des composants et arrivée d’une vue de navigation, qui donne une véritable cartographie des composants de la maquette des documents. Ces nouveautés apporteront, nous en sommes convaincus, encore plus de productivité aux concepteurs de modèles et indirectement une plus grande maintenabilité des modèles de documents.

Le portail KSL Office quant à lui, poursuit sa stratégie de donner toujours plus d’autonomie aux utilisateurs métiers : grâce à KSL Office, un utilisateur crée et modifie non seulement les contenus images et textes de sa communication clients, mais désormais également les feuilles de styles qui implémentent la charte graphique de son entreprise.  

Le plug-in KSL for Salesforce® montré lors de notre Rencontre Utilisateurs en mars 2019, continue aussi d’évoluer. Ce connecteur totalement intégré et adapté à Salesforce vous permet de composer et rédiger tous les documents de votre relation clients, dans un contexte sécurisé, en vous appuyant sur les fonctionnalités standards de Salesforce. La version 1.6 du connecteur inclut toute une palette de fonctions autour du canal email : envoi par email d’un document en deux clics pour vos commerciaux, construction d’une bibliothèque d’emails de réponse pour vos équipes de gestion de la relation clients, construction et envoi d’emailings pour mieux communiquer avec vos clients et prospects. Elle sera disponible sur AppExchange dans quelques semaines.  

Enfin, le logiciel serveur de la solution KSL a été musclé pour une utilisation sereine dans le cloud : de nombreuses corrections de sécurité ont été réalisées et le support de l’authentification oAuth2 a été ajouté pour un fonctionnement en Single Sign On.  

Dès à présent, nos équipes commerciales et techniques se tiennent à votre disposition pour toutes vos questions concernant les nombreuses améliorations et nouveautés de KSL Suite 8.

Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Naelan a le plaisir de vous annoncer l’entrée de KSL for Salesforce sur la place de marché AppExchange de Salesforce. KSL for Salesforce est une application pour aider vos équipes commerciales à générer des emails et documents personnalisés (offres commerciales, contrats…) à partir du CRM Salesforce. Plus d’informations sur https://sforce.co/2MllZRm