Les bonnes pratiques de la signature électronique de contrats

Les bonnes pratiques de la signature électronique de contrats

Par

sell&sign

 

 

La signature électronique est un formidable outil pour finaliser tout type de contrat en 2021. Essentielle à la dématérialisation et la digitalisation de nos entreprises, elle permet de s’affranchir du contrat papier. Rapide et fiable, la signature électronique s’utilise en face à face ou à distance, s’adaptant à nos modes de consommation ; et accessoirement à la crise mondiale liée à la pandémie Covid-19…

Le cadre juridique de la signature électronique 

D’un point de vue juridique, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle a intégré le droit français au début de l’année 2000, soit il y a plus de 20 ans maintenant. Grâce à son utilisation, il est possible de mettre en conformité tout type de documents à valeur légale. Nous vous donnerons des exemples de documents à faire signer dans une deuxième partie de ce billet. 

La signature électronique est une procédure sécurisée, peut-être même plus que la signature manuscrite, en tout cas quand elle est réalisée à distance. Encadrés par l’ANSSI (l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), les tiers de confiance doivent remplir des exigences conformes à la loi eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) afin de pouvoir certifier des signatures électroniques.

Les tiers de confiance, qui délivrent donc des signatures électroniques sécurisées et conformes, peuvent également être chargés de l’archivage légal des documents signés. Cet archivage légal permet ainsi de conserver de manière sécurisée dans le temps l’original du document signé, ainsi que le dossier de preuves l’accompagnant et les éventuelles annexes. 

L’avantage de la signature électronique pour finaliser des contrats

Maintenant que nous avons posé le cadre juridique de la signature électronique, voyons comment la signature électronique peut booster l’activité contractuelle. 
La signature électronique apporte un réel gain de temps dans l’activité d’une entreprise. La phase de finalisation des contrats peut prendre plusieurs jours à plusieurs semaines sans la signature électronique ; alors qu’elle est réduite à quelques heures, voire minutes, quand on l’utilise.

Grâce à une solution de signature électronique intelligente, tous les processus de la chaîne de contractualisation sont automatisés pour être rendus productifs. La gestion administrative des contrats se simplifie, car il n’y a plus besoin d’assigner une personne à la relecture des contrats, le scan et l’archivage, sans parler des relances clients. Toutes ces étapes se gèrent d’un clic dans votre solution de gestion qui elle-même intègre la solution de signature électronique SELL&SIGN

De plus, cette digitalisation facilite également la récolte de data dans les documents signés. Vous pouvez alors dynamiser votre chaîne de contractualisation en analysant ces données. 

Enfin, l’économie de papier, d’enveloppes, de timbres et de déplacement physique liée à la signature électronique parle d’elle-même ; sans compter l’espace physique nécessaire au stockage des dossiers papiers, ou encore le temps perdu à parapher les pages !

La signature électronique : pour quels types de contrats ?

La signature électronique telle qu’elle est définie par le règlement européen eIDAS est adaptée pour tout type de contrat, dans tous les secteurs d’activité. Prenons des exemples pour illustrer l’étendue qu’elle peut couvrir :

  • Assurance : contrats d’abonnement, DIP, mandats SEPA, CGV…
  • Immobilier : DIP, baux commerciaux ou locatifs, mandats de vente, compromis de vente, PV d’assemblées générales, bons de visite…
  • Laboratoires pharmaceutiques : accords distributeurs, contrats de partenariat, bulletins de souscription, consentements éclairés, CGV…
  • Professions juridiques : actes d’avocat, actes notariés sous seing privé, compromis, procurations…
  • Sécurité : contrats de travail, contrats d’abonnement, mandats SEPA, bons de commande…
  • RH : contrats de travail, avenants, chartes, attestations…

Cette liste n’est pas exhaustive mais vous donne une idée plus précise de ce qu’on peut faire avec la signature électronique. Les activités commerciales ayant été réduites à distance en cette année 2020, on imagine le manque à gagner des entreprises non équipées en signature électronique.  

Bonnes pratiques et pièges à éviter dans la signature électronique 

Venons-en aux bonnes pratiques de la signature électronique. Afin de se protéger au maximum soi-même autant que ses clients, on constituera à chaque signature de contrat un dossier de preuve. Afin qu’il soit lisible, on prendra bien soin d’y faire figurer toutes les informations du contrat à valeur probante, comme le numéro unique de la transaction, les dates, l’identité des signataires, le détail des pièces annexes, etc. 

Aussi, l’archivage légal n’est pas rendu obligatoire par la loi, mais y faire appel est une garantie supplémentaire. Si vous avez un moyen de conserver vos contrats et toutes les données et documents qui lui sont liés de façon sécurisée au format numérique, profitez-en ; sinon, n’hésitez pas à faire appel au tiers de confiance qui fournit les certificats de signature électronique car ils y sont habilités. 

Pour finir, on préférera utiliser la signature électronique avancée ou certifiée plutôt que la signature électronique simple. Il existe plusieurs niveaux de signatures électroniques, et c’est à partir du niveau avancé qu’elles sont encadrées par le règlement européen eIDAS. En particulier, la signature électronique avancée sert à établir avec un niveau d’assurance substantiel l’identité du signataire. La signature électronique simple n’impose pas nécessairement de précautions, il vaut mieux l’éviter à tout prix dans les contrats que l’on veut rendre incontestables. Par exemple, la signature scannée est une signature électronique simple, donc non valable juridiquement. 

Maintenant que la signature électronique n’a plus de secrets pour vous, à vous de jouer !

À propos de SELL&SIGN
Créée en 2014,  la solution SELL&SIGN est une création française inventée et développée à Marseille, en plein cœur du Vieux Port. SELL&SIGN propose une solution complète de signature électronique, comprenant la digitalisation des contrats, leur mise en conformité, la collecte de données, ainsi que la possibilité de faire signer des documents à distance, en face à face ou en ligne. Avec environ 10 000 clients, l’entreprise a réalisé en 2019 un chiffre d’affaires de 1M300 € et emploie 23 collaborateurs.
Pour en savoir plus : https://www.sellandsign.com/fr/

Naelan est fière d’annoncer la version majeure 8.0 de sa suite logicielle KSL

Naelan est fière d’annoncer la version majeure 8.0 de sa suite logicielle KSL

Cette nouvelle version attendue dès décembre 2019 inclura de nombreuses nouveautés, dont une grande partie résulte de demandes de nos clients. Nous restons convaincus que l’innovation et l’écoute de nos clients sont les moteurs de notre développement. En parallèle, nos applications actuelles continuent de s’améliorer tant au niveau des fonctionnalités que de leur ergonomie afin de toujours mieux répondre aux besoins d’autonomie des utilisateurs.  

Parmi les principales nouveautés de KSL Suite 8, l’accent a été mis sur l’outil de conception KSL Studio. L’interface de travail a été modernisée : meilleure identification des espaces de travail,  réorganisation des fonctions, nouveaux outils de création des composants et arrivée d’une vue de navigation, qui donne une véritable cartographie des composants de la maquette des documents. Ces nouveautés apporteront, nous en sommes convaincus, encore plus de productivité aux concepteurs de modèles et indirectement une plus grande maintenabilité des modèles de documents.

Le portail KSL Office quant à lui, poursuit sa stratégie de donner toujours plus d’autonomie aux utilisateurs métiers : grâce à KSL Office, un utilisateur crée et modifie non seulement les contenus images et textes de sa communication clients, mais désormais également les feuilles de styles qui implémentent la charte graphique de son entreprise.  

Le plug-in KSL for Salesforce® montré lors de notre Rencontre Utilisateurs en mars 2019, continue aussi d’évoluer. Ce connecteur totalement intégré et adapté à Salesforce vous permet de composer et rédiger tous les documents de votre relation clients, dans un contexte sécurisé, en vous appuyant sur les fonctionnalités standards de Salesforce. La version 1.6 du connecteur inclut toute une palette de fonctions autour du canal email : envoi par email d’un document en deux clics pour vos commerciaux, construction d’une bibliothèque d’emails de réponse pour vos équipes de gestion de la relation clients, construction et envoi d’emailings pour mieux communiquer avec vos clients et prospects. Elle sera disponible sur AppExchange dans quelques semaines.  

Enfin, le logiciel serveur de la solution KSL a été musclé pour une utilisation sereine dans le cloud : de nombreuses corrections de sécurité ont été réalisées et le support de l’authentification oAuth2 a été ajouté pour un fonctionnement en Single Sign On.  

Dès à présent, nos équipes commerciales et techniques se tiennent à votre disposition pour toutes vos questions concernant les nombreuses améliorations et nouveautés de KSL Suite 8.

Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Naelan a le plaisir de vous annoncer l’entrée de KSL for Salesforce sur la place de marché AppExchange de Salesforce. KSL for Salesforce est une application pour aider vos équipes commerciales à générer des emails et documents personnalisés (offres commerciales, contrats…) à partir du CRM Salesforce. Plus d’informations sur https://sforce.co/2MllZRm

Petit-déjeuner prochainement à Paris : découvrez les bénéfices du Proposal Management !

Mardi 13 décembre – Le Train Bleu – Paris

  • Améliorez le contact avec vos clients en optimisant la qualité de vos échanges,
  • Permettez leurs de créer rapidement, simplement, sous contrôle, leurs documents et de les diffuser quel que soit le canal utilisé,
  • Offrez la possibilité à vos conseillers de rédiger des offres commerciales et des contrats depuis une tablette.

Vos collaborateurs rédigent tous les jours de nombreux documents métiers, personnalisés pour vos clients, des documents soumis à des contraintes réglementaires strictes, mais aussi de nombreux courriers de gestion ou de communication (lettre type, courrier de relance, offre commerciale, contrat, avenant, duplicata, email de gestion).

Naelan vous présente KSL Proposal Manager, la solution logicielle, centralisée et collaborative, de communication & d’édition documentaire, qui facilitera la création et la diffusion de ces documents par vos équipes.

Afin de vous montrer la pertinence de notre solution, venez nous rencontrer lors d’un petit déjeuner durant lequel nous vous présenterons l’une des manières dont KSL Proposal Manager vous aidera à répondre à vos nouveaux enjeux documentaires.

La participation est libre et gratuite et à confirmer avant le 5 décembre ;

  • par téléphone au 01 72 76 80 66
  • par email à contact@naelan.com
  • ou remplir le formulaire suivant :

[contact-form to=’marie.wallet@naelan.com’ subject=’Inscription petit-déjeuner – Mardi 13 décembre 2016 – Paris’][contact-field label=’Nom’ type=’name’ required=’1’/][contact-field label=’Prénom’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Société’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Email’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Je m%26#039;inscris au petit déjeuner du Mardi 13 décembre 2016 à Paris’ type=’checkbox’ required=’1’/][/contact-form]

Rencontrez-nous lors d’un petit-déjeuner consacré aux Mutuelles – Assurances à Niort !

Jeudi 6 octobre – Hôtel Lagrange – Niort

  • Améliorez le contact avec vos clients en optimisant la qualité de vos échanges,
  • Permettez leurs de créer rapidement, simplement, sous contrôle, leurs documents et de les diffuser quel que soit le canal utilisé,
  • Offrez la possibilité à vos conseillers de rédiger des offres commerciales et des contrats depuis une tablette.

Vos collaborateurs rédigent tous les jours de nombreux documents métiers, personnalisés pour vos clients, des documents soumis à des contraintes réglementaires strictes, mais aussi de nombreux courriers de gestion ou de communication (lettre type, courrier de relance, offre commerciale, contrat, avenant, duplicata, email de gestion).

Naelan vous présente KSL Suite, la solution logicielle, centralisée et collaborative, de communication & d’édition documentaire, qui facilitera la création et la diffusion de ces documents par vos équipes.

Afin de vous montrer la pertinence de notre solution, venez nous rencontrer lors d’un petit déjeuner durant lequel nous vous présenterons l’une des manières dont KSL Suite vous aidera à répondre à vos nouveaux enjeux documentaires.

La participation est libre et gratuite sur réservation avant le 30 septembre.

  • par téléphone au 01 72 76 80 66
  • par email à contact@naelan.com
  • ou remplir le formulaire suivant :

[contact-form to=’marie.wallet@naelan.com’ subject=’Inscription petit-déjeuner Mutuelles – Jeudi 6 octobre 2015 – Niort’][contact-field label=’Nom’ type=’name’ required=’1’/][contact-field label=’Prénom’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Société’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Email’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Je m%26#039;inscris au petit déjeuner du jeudi 6 octobre 2016 à Niort’ type=’checkbox’ required=’1’/][/contact-form]