L’IA pour rédiger vos documents commerciaux ?

L’IA pour rédiger vos documents commerciaux ?

IA pour rédiger vos contrats

Aujourd’hui, l’IA a pour vocation d’aider les collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes : elle permet d’augmenter leur productivité et d’améliorer la qualité du travail fourni. De fait, à courts ou moyens termes, l’IA va faire évoluer de nombreux métiers. Parmi les activités concernées, celles de rédaction de documents commerciaux et juridiques.

Les bénéfices de l’IA dans l’aide à la rédaction

Il existe plusieurs fonctions de base* qu’une IA peut proposer pour aider les utilisateurs lors de la rédaction de propositions commerciales ou de contrats, parmi lesquelles :

  • L’analyse sémantique : une IA peut comprendre le sens des phrases et des paragraphes pour aider à clarifier le message et à assurer la cohérence du texte.
  • Le résumé automatique : une IA peut résumer automatiquement un texte long en un résumé plus court et plus facile à lire.
  • L’analyse de la structure : une IA peut analyser la structure du document et proposer des modifications pour améliorer la cohérence et la clarté.
  • Les suggestions de titre : une IA peut proposer des titres pertinents pour le document en fonction du contenu.
  • Analyse du style : une IA peut analyser le style d’écriture et proposer des suggestions pour améliorer la lisibilité, la fluidité et l’impact du texte.
  • Ou bien encore, dans le contexte qui nous intéresse, l’analyse de texte : une IA peut être programmée pour analyser le texte d’un contrat afin d’identifier les clauses et les sections importantes ; cela peut aider à s’assurer que toutes les dispositions requises sont incluses et détecter les erreurs ou les omissions potentielles.

(* Explications écrites par Chat GPT !)

Certaines IA vont plus loin et fournissent des services complémentaires sur les besoins suivants :

  • Vérification de conformité : une IA peut vérifier la conformité du contrat par rapport aux lois et réglementations applicables, en s’appuyant sur des bases de données juridiques et des algorithmes d’analyse de texte ; cela peut aider à réduire les risques de litiges et garantir la validité d’un contrat.
  • Recherche des textes officiels, de citations ou de textes scientifiques, pour légitimer une proposition ou enrichir un argumentaire.
  • Identification d’informations sensibles ou personnelles (respect des règles du RGPD par exemple) pour analyser un document existant et détecter des risques.

L’IA, outil d’aide à la rédaction : les limites

La liste des fonctions donnée ci-dessus illustre bien comment l’IA peut aider les utilisateurs à rédiger des documents de manière plus efficace et à économiser du temps dans le processus de rédaction.

Toutefois, ces avantages sont à nuancer. Les bénéfices apportés aujourd’hui aux utilisateurs finaux (commerciaux et juristes) sont en effet discutables : les IA ne sont pas toutes simples à utiliser et un temps supplémentaire est nécessaire pour optimiser un paragraphe et valider que les propositions n’incluent pas d’erreurs.

Il convient aussi de souligner que ces outils sont actuellement peu efficaces pour traiter des textes contenant des informations juridiques ou réglementaires, des textes techniques, ainsi que pour les textes rédigés en français.

Les solutions d’IA ont le potentiel de révolutionner de nombreux aspects de notre profession. Elles transforment la façon dont nous travaillons en tant que professionnels de l’écrit et rendent notre travail plus efficace et plus pertinent. Grâce à l’apprentissage automatique et au traitement du langage naturel, les outils d’IA pourront aider à automatiser certaines tâches répétitives, telles que la correction grammaticale et orthographique, la rédaction de rapports et de résumés et même la traduction de documents dans plusieurs langues.

En tant qu’éditeur, nous avons mis à l’épreuve une quinzaine de ces applications. Les tests déroulés ont montré que les IA actuelles sont assez décevantes; elles ne remplacent pas l’expertise humaine ni les compétences de rédaction. Mais les prochaines générations d’applications d’IA seront sans aucun doute à la hauteur des besoins de nos clients et apporteront une aide précieuse dans nos métiers.

–> Plus d’infos ? Cliquez ici pour accéder à cet article qui présente des cas d’utilisation dans les activités de la rédaction de documents commerciaux et juridiques.


  • Cet article vous a plu ? Je vous remercie de l’intérêt que vous lui avez porté. Je vous donne rendez-vous prochainement pour poursuivre sur diverses réflexions autour de la création, l’optimisation de vos propositions commerciales, leur valeur ajoutée et l’impact qui en découle sur votre performance commerciale.
  • Vous pouvez également retrouver d’autres articles de personnalités expertes dans le domaine du Proposal Management sur le blog : https://www.naelan.com/blog-naelan/
  • Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de Proposal Management, je vous invite à consulter le site www.naelan.com

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Naelan annonce la disponibilité de KSL 8.1

Naelan annonce la disponibilité de KSL 8.1

Cette nouvelle release apporte un ensemble de corrections et d’évolutions majeures permettant aux entreprises d’améliorer la gestion de leur communication client.
KSL 8.1 améliore l’autonomie, les possibilités, les performances et la sécurité pour les utilisateurs, les administrateurs et concepteurs de la solution KSL. Ces nouveautés répondent en grande partie de demandes de nos clients : nous restons convaincus chez Naelan que l’amélioration de nos solutions doit s’appuyer sur les remarques et idées, parfois difficultés de nos clients.
Voici une description non exhaustive de cette nouvelle version.

Générer un document KSL au format Word quel que soit sa complexité

La version 8.1 propose une fonction inédite permettant de générer des offres commerciales, des contrats ou encore des notices simples au format Word. Cette fonction est disponible dans quasiment tous les cas d’utilisation. Il est à noter que les clients disposant de l’option RTF pourront bénéficier de l’option de génération Word sans surcoût. Le format de sortie RTF sera supprimé dans les prochaines versions de KSL et remplacé par le format de sortie Word (docx).

Un document KSL encore plus interactif

La version KSL 8.1 intègre une gestion des commentaires pour une conception collaborative du document en cours. Ces commentaires ou réponses à des commentaires sont ajoutés par des rédacteurs ou des valideurs du document sur des zones de texte ou des annexes PDF du document. Chaque zone de texte et annexe est sujet à l’ajout d’un ou plusieurs fils de commentaires. Ces commentaires sont également applicables à des zones de texte d’un tableau dynamique. Pour plus de traçabilité, le rédacteur est maintenant informé si le modèle du document en cours de rédaction, a évolué.

Une autre évolution concerne les alternatives de zones de texte dans un document interactif : ces alternatives permettent à un utilisateur de sélectionner un paragraphe dans une liste de paragraphes. Dans la version 8.1, lors de la réédition d’un document interactif, les alternatives sont automatiquement mises à jour par rapport à celles définies par l’administrateur dans le référentiel.

Une recherche full-text est maintenant disponible pour le rédacteur dans un document interactif. Cette fonction permet par exemple de rechercher une expression dans tout le document et de la remplacer par une autre.
Par ailleurs, le document interactif bénéficie enfin d’un enregistrement automatique, fonction particulièrement intéressante lors de phases longues de rédaction.

Encore du nouveau sur la plateforme de conception KSL Studio

La version 8.1 concerne encore une fois le studio de conception KSL Studio. La version 8.0 avait vu apparaître un nouvel outil avec une ergonomie et un nombre important de fonctions pour une conception plus rapide, précise et intuitive.
La version 8.1 propose quant à elle, un nouveau composant appelé « sommaire graphique ». Ce composant permet aux concepteurs de modèles de créer des sommaires réutilisables avec une représentation graphique sophistiquée – bien au-delà de ce qui est possible avec Word – et partageables par plusieurs modèles.
Cette nouvelle fonction de maquettage ouvre le champ des possibles pour présenter graphiquement vos sommaires : numérotation des pages à droite ou centrée, titres calés alternativement à droite et à gauche du numéro de page, présentation alternée (gauche / droite) des différents niveaux, numéros de page à gauche de l’intitulé, possibilité de conditionner l’affichage d’images, des traits verticaux déroulants, l’affichage des titres et le styles de certains titres, etc. Sa limite s’arrête où finit votre créativité !
Une fois l’objet sommaire maquetté, l’utilisateur peut le tester et le maintenir facilement, rapidement et en toute autonomie grâce à l’intégration d’un jeu de fichiers test. 
Enfin il peut être partagé entre plusieurs éditions comme une feuille de styles et son insertion est aussi facile que celle d’un module KSL.

 KSL Email Designer

Un nouveau service BuildResponsiveEmailFromGroup est proposé en version 8.1. Il permet de générer et d’envoyer en transactionnel des emails et emailings sans avoir besoin d’édition. Une application métier externe peut grâce à ce service, envoyer des emails de manière automatisée, en spécifiant le modèle d’email et la feuille de styles à appliquer.

De nouveaux services d’intégration KSL bien pratiques et améliorés

Un nouveau service xml2csv est proposé dans KSL Server. Il permet de convertir un fichier de données XML en fichier plat CSV. Ce service répond à des besoins d’extraction de données d’un flux éditique pour la création de flux de données CSV pour l’email ou la création de métadonnées d’archivage.

Le service FindXSD a été complété et renvoie maintenant pour chaque édition KSL son schéma de données XSD. Ce service peut être utilisé dans un appel web service, pour récupérer les données attendues par chaque modèle d’un serveur KSL.

KSL Diff

KSL Diff, le nouvel outil de test de non-régression de KSL est maintenant disponible sous la forme d’un module optionnel de KSL Server.
Cet outil permet d’automatiser les tests de comparaison de documents avant et après modification, et limiter les erreurs lors de modification de modèles ou de montée de version de KSL.

KSL for Salesforce

La version 8.1 est accompagné de la cinquième évolution de son connecteur pour Salesforce.
Ce connecteur totalement intégré et adapté à Salesforce vous permet de composer et rédiger tous les documents et emails de votre relation clients, dans un contexte sécurisé, en vous appuyant sur les fonctionnalités standards de Salesforce.
La nouvelle version du connecteur inclut toute une palette de fonctions autour de l’automatisation de la génération et envoi de documents et emails et le support de la technologie Flows de Salesforce.
Avec la version 8.1 et son connecteur, une multitude de nouveaux cas d’utilisation sont possibles :

  • Génération et envoi d’un dossier de documents personnalisés KSL avec ses annexes et brochures, via un modèle d’email Salesforce ou KSL
  • Envoi en masse de documents vers des canaux courriers ou digitaux
  • Envoi de documents dans un circuit de signature électronique
  • Journal d’événement KSL dans Salesforce pour l’administrateur
  • Nouvelle interface de supervision permettant un suivi des données Salesforce utilisées par les modèles.
  • Vue transverse (onglet Salesforce) pour lister les documents de l’entreprise et réaliser un reporting global sur votre communication clients
  • Enfin, une ergonomie générale pour la gestion des documents KSL dans Salesforce repensée, permettant à l’utilisateur d’accéder aux documents encore plus vite.

La nouvelle version du connecteur est disponible sur la place de marché AppExchange de Salesforce.

KSL Version 8.1, disponible dès aujourd’hui…

KSL 8.1 est disponible en téléchargement pour tous les clients On premises disposant d’un contrat de maintenance, et en mode SaaS pour les clients qui souhaitent tester ou migrer vers cette version.
Cette version est disponible pour vos produits KSL Suite, KSL Proposal Manager, KSL Contract Manager et KSL for Salesforce.

Des démonstrations de cette version seront réalisées lors de la Rencontre Utilisateurs KSL qui aura lieu à Paris le 26 novembre 2021.Vous pouvez vous inscrire dès à présent en cliquant ici.
Dès à présent, nos équipes commerciales et techniques se tiennent à votre disposition pour toutes vos questions concernant la version 8.1.

De l’éditique au CCM, le dernier kilomètre…

De l’éditique au CCM, le dernier kilomètre…

 

Vous utilisez déjà une solution de CCM ?

 

Elle répond déjà à 80% de vos besoins ? 

Nous vous apportons les 20% de fonctionnalités restantes et plus encore…

KSL Suite est une solution qui répond aux besoins complémentaires de vos équipes métiers pour la gestion de votre communication clients.

Avec KSL Suite vous gérez de manière centralisée votre communication clients par la création automatisée de documents et de messages personnalisés, par la création interactive de documents et d’emails et par une diffusion multicanal.
Solution logicielle flexible pour l’optimisation de votre communication client, KSL Suite améliore la qualité des documents envoyés, augmente le gain de temps et l’efficacité des opérationnels dans l’édition, gère l’envoi multicanal de documents de gestion personnalisés et optimise les coûts informatiques et postaux associés.
KSL Suite améliore ainsi la satisfaction de vos clients, la pertinence de l’information envoyée et accroit l’efficacité de votre organisation.

Parmi les principaux avantages concurrentiels, en voici quelques-uns non exhaustifs :

  • L’utilisateur conçoit facilement et rapidement des modèles de documents mais aussi des emails responsives.
  • KSL Suite fournit à l’utilisateur nombre de fonctionnalités interactives avancées pour la gestion de vos documents : copier/coller, fonctions d’assemblage, sorties Office..
  • Vous bénéficiez d’une très grande flexibilité des mises à jour de contenu et de votre charte graphique…

Découvrez, sans plus attendre, les nombreux autres avantages d’une solution logicielle intégrée, dédiée à l’optimisation de votre communication clients. Notre équipe se tient à votre disposition pour vous montrer les nombreuses fonctions différenciatrices de KSL Suite.

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.
Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Arrivée de KSL for Salesforce sur l’AppExchange

Naelan a le plaisir de vous annoncer l’entrée de KSL for Salesforce sur la place de marché AppExchange de Salesforce. KSL for Salesforce est une application pour aider vos équipes commerciales à générer des emails et documents personnalisés (offres commerciales, contrats…) à partir du CRM Salesforce. Plus d’informations sur https://sforce.co/2MllZRm

Mettez notre technologie au service de la satisfaction et de la fidélisation de vos clients

Vos documents – devis, contrats, offres commerciales etc – sont importants car ils sont le premier vecteur d’échange avec vos clients. C’est pourquoi ils méritent une solution professionnelle et innovante qui facilite leur création avec le bon contenu et leur diffusion à la bonne personne, au bon moment, au bon format.

Naelan propose KSL Interactive, une solution d’édition intuitive, ergonomique et collaborative pour la gestion de vos processus documentaires.

KSL Interactive répond aux besoins de :

  • Composition et personnalisation interactive des documents
  • Collaboration autour du document, sur son contenu et sa validation
  • Contrôle et sécurisation du contenu
  • Diffusion multicanal
  • Solution multi-supports (PC, Mac, Tablettes)

Avec KSL Interactive, vos équipes créeront rapidement des documents élégants, sécurisés et toujours à jour. Mais le plus important, avec KSL Interactive vous bénéficierez de la toute dernière solution de communication one to one, qui vous aidera à optimiser vos processus de ventes et améliorer la satisfaction de vos clients.

En savoir plus

(suite…)

Pourquoi migrer vers KSL Suite 7 ?

Depuis plusieurs années, NAELAN propose KSL Suite pour la création de documents personnalisés, leur diffusion et leur archivage.

Avec la sortie de sa toute dernière version majeur, bénéficiez de nouvelles technologies de l’internet pour donner l’impulsion nécessaire aux évolutions et aux nouveaux projets documentaires.

Parmi ces nouveautés :

KSL STUDIO
Un atelier de conception plus fluide et intuitif

  • Un design plus confortable
  • Un positionnement des objets facilité sur la maquette
  • Des options d’affichage enrichies dans une barre d’outils dédiée
  • Possibilité d’ajouter, réserver ou rendre un composant en un clic depuis la maquette

KSL OFFICE
Une plateforme collaborative 100% HTML pour le métier

  • Un référentiel de ressources plus intégré, intuitif et sécurisé
  • Un processus de production et de personnalisation des documents plus fluide
  • Tactile et mobile, la personnalisation sur tablette

Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités KSL Suite7, contactez nous.