KSL Suite au cœur des enjeux de communication client de KLESIA

KSL Suite au cœur des enjeux de communication client de KLESIA

Depuis 2012, KLESIA, groupe paritaire de protection sociale à but non lucratif, intervient sur les secteurs d’activité de la couverture santé complémentaire, la prévoyance et la retraite complémentaire. Dès sa création, KLESIA se classe 15ème assureur de personnes et a réalisé, en 2019, 10,9 milliards d’euros de chiffre d’affaires.

Dans un secteur en constante évolution, les organisations comme KLESIA optimisent leur gestion documentaire en s’équipant de solutions permettant plus de souplesse et de personnalisation dans leur relation clients.

Pour répondre à cet enjeu, KLESIA a choisi KSL Suite pour ses fonctions avancées d’édition, de personnalisation et de diffusion de documents personnalisés.

Tour d’horizon du projet

Face à un marché très concurrentiel, qui plus est, animé par l’arrivée de nouveaux acteurs et le regroupement de nombreux autres, KLESIA a souhaité en 2014, repenser la gestion de sa relation client.

Communiquer de manière professionnelle et très personnalisée avec des millions de clients, tout en optimisation les coûts de conception et de production des documents, était un des objectifs principaux du projet. En effet, la communication documentaire touche tous les secteurs de la prévoyance et de la santé et constitue un enjeu métier majeur pour un acteur comme Klesia, en termes de réduction de coûts, de gain de temps mais aussi de réactivité.

Pour mettre en œuvre cet objectif stratégique, KLESIA a choisi en 2014 la solution KSL Suite de l’éditeur Naelan. La solution lui permet d’assurer une gestion optimale et centralisée de l’ensemble de ses communications personnalisées en rationalisant la conception et la production de ses documents.

Grâce à la solution KSL, intégrée à la GED et à l’archivage déjà en place, KLESIA a pu repenser la totalité de sa chaîne éditique, mais aussi construire un socle de communication agile pour répondre rapidement aux évolutions commerciales et règlementaires de ses documents.

La refonte de l’éditique avec KSL Suite va au-delà de la simple conception de modèles de documents et de la production automatisée de documents de gestion : KSL Suite permet aux équipes de créer des courriers, des devis ou des certificats d’adhésion, à partir d’un référentiel de contenu et de les personnaliser de manière autonome et interactive ; l’utilisateur crée son document à partir de modèles disponibles sur un portail : il crée le document en quelques clics, le personnalise, le diffuse ou le transmet à un collègue ou partenaire pour personnalisation ou approbation. Cette démarche collaborative s’accompagne d’une gestion précise du cycle d’édition et d’envoi du document (workflow documentaire), mais également de la sécurité (gestion par profils, approbation, restriction d’accès, etc.). Une fois validés, les documents sont stockés et regroupés automatiquement avec ceux de la chaîne éditique batch centralisée puis diffusés sur les différents canaux courriers et électroniques.

Rapidement, KLESIA a développé près de mille modèles de courrier, pour plus de 500 de ses gestionnaires des branches santé et prévoyance, qui font des courriers à la demande ou de manière interactive.

Mise en œuvre et opérationnelle rapidement, la solution KSL donne satisfaction, en termes de rapidité de composition, de vitesse de traitements et de réduction de coûts.

Un accompagnement fiable

L’éditeur Naelan a mis en place des experts techniques qui ont pu intervenir en accompagnement de l’équipe projet « usine à documents » de KLESIA. Cette équipe projet a réalisé les tâches d’expression des besoins, d’organisation du projet d’éditique, de définition des règles métiers et du référentiel KSL, le déploiement de la solution et la mise en place des scénarios d’éditions batch et à la demande. Des formations aux collaborateurs KLESIA ont complété le dispositif proposé par Naelan.

Des bénéfices quantifiables

Aujourd’hui, les bénéfices de la suite KSL sont multiples. KLESIA dispose d’un ensemble de modèles, facilement évolutifs et maintenables, qui lui permettent de gérer et de maintenir des documents – où précision et lisibilité priment -et totalement homogènes quel que soit le support, papier ou PDF. En outre, les utilisateurs bénéficient d’une parfaite maîtrise de l’évolution des documents.

KSL Suite a très vite fait l’unanimité des collaborateurs qui bénéficient avec KSL d’une solution ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser.

Le succès de cette application a contribué à faire de l’éditique un projet majeur au sein de KLESIA ; d’autres processus bénéficieront très rapidement de KSL Suite comme la gestion des emails personnalisés avec KSL email Designer.

L’Agirc-Arcco rationalise l’édition des documents de ses assurés  grâce à KSL Suite

L’Agirc-Arcco rationalise l’édition des documents de ses assurés grâce à KSL Suite

Le régime de retraite complémentaire Agirc-Arrco gère plus de 56 millions de comptes d’assurés. Plus de 23 millions de documents édités chaque année, l’Agirc-Arcco met en œuvre une stratégie de synergie entre outils digitaux innovants et services de proximité, avec pour objectif de permettre à chaque assuré d’accéder à l’information sur ses droits et ainsi être acteur de sa retraite. C’est dans ce contexte que s’est inscrit l’acquisition de la solution KSL Suite.

Accélérer et rationaliser la gestion des communications clients

La solution KSL, en produisant et gérant les communications avec ses assurés, est depuis 2004 un des maillons de cette stratégie : les serveurs de production KSL génèrent automatiquement, tous les jours, en masse et en transactionnel, des documents et les diffuse aux assurés. La plateforme, initialement dédiée au courrier, s’est progressivement étoffée pour adopter des canaux digitaux et en particulier l’envoi de documents PDF par email. L’Agirc-Arcco utilise également la solution KSL pour personnaliser de manière interactive les documents avant leur envoi. Ils sont générés automatiquement à la bonne charte graphique, avec un contenu prédéfini, puis personnalisés par les 3000 gestionnaires avant leur diffusion. Cette personnalisation interactive est assistée : un gestionnaire édite les courriers depuis son interface web. Il a la possibilité d’ajouter, modifier ou supprimer certains paragraphes. Il peut aussi soumettre le document à son responsable pour validation ; celui-ci se connecte alors à l’application KSL, il accède aux documents en attente de validation et accepte le document ou précise les corrections à apporter. En fin de processus, le gestionnaire déclenche l’envoi du document par email ou pour impression et envoi postal. Les serveurs de production s’appuient sur une bibliothèque de paragraphes et sur plus de 600 modèles de documents, créés et mis à jour régulièrement par quatre concepteurs. Une quinzaine de personnes au total interviennent régulièrement autour du socle unique de production pour spécifier, concevoir, développer et administrer l’ensemble des communication envoyées aux assurés.

« KSL nous apporte une grande souplesse dans la gestion de notre communication avec les assurés et en particulier dans la réalisation et la modification des documents. Nous apprécions également les performances importantes du serveur KSL pour produire en masse des documents. »

 M.Ricois,
RC / SI Transverses / Gestion des flux entrants
au sein de la DSI de l’Agirc-Arcco

Un accompagnement fiable

Plus concrètement, la solution KSL centralise les modèles de documents de l’Agirc-Arcco. Ces modèles sont construits à partir de composants partagés KSL comme des feuilles de styles, des images, des règles de gestion et des paragraphes. Cette mutualisation des documents permet des coûts de maintenance optimisés et une plus grande fiabilité des informations utilisées.

Cette plateforme de communication éditique a été mise en place avec l’aide des équipes techniques de Naelan qui accompagnent l’Agirc-Arcco depuis plus de 15 ans au fil des évolutions des besoins métier, des projets, des améliorations du logiciel KSL et des changements technologiques.

« Les relations avec Naelan ont toujours été cordiales et efficaces : les équipes de support de Naelan en particulier sont à notre écoute et traitent avec efficacité nos demandes. » explique M. Ricois, de l’Agirc-Arcco.

Gain de temps & évolutivité

Pour l’Agirc-Arcco, les bénéfices sont multiples.

  • Le contenu des documents est bien maîtrisé : les documents s’appuient sur des paragraphes centralisés dont l’évolution est traitée de manière précise et le contenu étudié pour un maximum de lisibilité.
  • Les équipes de l’Agirc-Arcco sont autonomes : elles créent et mettent en ligne rapidement les nouveaux documents correspondant aux évolutions règlementaires des régimes de retraite gérés.
  • La création des documents est réalisée de manière fiable et rapide et le nombre de modèle à gérer est limité grâce à la réutilisation de composants et à des règles de gestion partagées.
  • La mise en forme des documents est homogène et toujours dans le respect de la charte graphique de l’Agirc-Arcco.
  • Les modèles de documents sont créés indépendamment du format de sortie, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur le contenu quel que soit le canal de diffusion.

« En 2004, la solution KSL est entrée en production au sein du Groupe Mornay, acteur de l’assurance Santé-Retraite-Prévoyance pour éditer leur communication client. En 2010, le groupement des groupes Audiens, Novalis Taibout et Groupe Mornay ont sélectionné KSL pour leur projet commun d’Usine à Documents visant à définir une solution de production documentaire unique pour leur production de document de gestion de la retraite. Concrètement, ce projet visait à remplacer les 10 solutions en production par une seule solution. En 2013, l’Usine à Documents a été confiée à l’Agirc-Arcco qui a confirmé KSL comme solution unique de génération de documents. » explique Pascal Bonneton, CEO de Naelan

CGI FINANCE poursuit l’optimisation de sa gestion de documents avec KSL Suite

CGI FINANCE poursuit l’optimisation de sa gestion de documents avec KSL Suite

Établissement financier créé en 1951, n°1 un des financeurs automobiles indépendants, n°1 du financement nautique en Europe, acteur majeur du regroupement de crédits chez les professionnels et du recouvrement de créances, CGI FINANCE a acquis une large reconnaissance à travers son expertise terrain (présent dans plus de 2000 concessions) et son sens de l’innovation. Depuis 70 ans, 1000 collaborateurs à travers 24 agences commerciales en France et à l’international gèrent plus de 430 000 clients.

CGI FINANCE, au travers d’une dynamique dans laquelle s’investissent ses collaborateurs, a pour ambition de développer sa croissance et la satisfaction de ses clients. C’est donc naturellement vers KSL Suite qu’elle se tourne en 2008 pour offrir à ses documents, principaux vecteurs de communication avec ses clients, souplesse, modularité, et qualité.

Rationnaliser et centraliser les outils de communication clients

 La gestion des documents chez CGI FINANCE reposait auparavant sur l’utilisation de plusieurs outils d’édition, dans un contexte de sites décentralisés et de services hétérogènes. CGI FINANCE a donc repensé entièrement son organisation lors de l’acquisition de KSL Suite en 2008. Cette refonte s’est concrétisée par le regroupement des processus de communication et notamment d’éditique autour d’une solution unique, centralisée et collaborative,
Sélectionnée pour sa richesse fonctionnelle, KSL Suite répondait aux attentes de CGI FINANCE pour ses documents, des plus simples aux plus élaborés, qu’ils soient courriers ou offres de financement.

L’objectif attendu était de gagner en simplicité et en performances sur des processus à volumétries substantielles. Les documents produits par KSL Suite et envoyés par email ou par voie postale étaient, dès lors, d’une mise en forme et d’une qualité irréprochable.

KSL Suite au service des collaborateurs et de la satisfaction des clients de CGI FINANCE

A l’origine du projet, c’est une véritable mutualisation des compétences qui s’opère chez CGI FINANCE. Une équipe informatique prend en charge l’évolution des maquettes de documents. Une seconde s’applique à la gestion des flux et à la portabilité entre les données et les applications. La maîtrise d’ouvrage, quant à elle, met en place une organisation transversale, véritable passerelle entre les services métiers et informatiques pour garantir la bonne évolutivité des maquettes de documents.

Aujourd’hui, CGI FINANCE dispose d’un ensemble de 800 modèles (contre 2500 à l’origine), mutualisés, facilement évolutifs qui lui permettent de gérer et de maintenir des courriers ou des contrats de crédits véritablement professionnels.  Ce sont 600 utilisateurs de KSL Suite qui gagnent ainsi en productivité.

Les documents engagent la société et véhiculent son image. Or, parmi les bénéfices constatés pour CGI FINANCE, KSL Suite produit des documents homogènes dans le respect de la charte graphique, gage de qualité quels que soient leurs supports. Les documents sont ensuite personnalisés puis validés par les métiers selon leurs habilitations, avant d’être diffusés.

Les documents de contractualisation, devenus vecteurs marketing, répondent alors à une stratégie fine de fidélisation clients.

Outre le traitement optimisé des documents grâce à la souplesse de composition et à la puissance de traitement de KSL Suite, CGI FINANCE met à profit les fonctions de post-composition de la solution afin d’optimiser la diffusion multicanale et obtient la rationalisation d’un tiers de ses courriers.

CGI FINANCE ne souhaite pas s’arrêter là et travaille à l’extension du périmètre d’intervention de la solution KSL Suite telle que la mise en place de fonctionnalités plus poussées de personnalisation interactive de documents PDF comme l’autorise KSL Suite, et ce afin de répondre aux enjeux de souplesse et de modularité du secteur.

Enfin, pour répondre aux besoins accrus de communication digitale des utilisateurs métiers, elle entreprend d’exploiter le potentiel de KSL Email Designer, solution de création d’emailings responsive et attractifs pour des campagnes marketing et après-ventes impactantes.

Les solutions KSL font voyager les documents de la CPRSNCF

Les solutions KSL font voyager les documents de la CPRSNCF

Face à des besoins et des enjeux réglementaires croissants, la CPR SNCF a repensé sa chaîne éditique et s’est dotée d’un outil unique pour son optimisation postal. La CPR SNCF, organisme de sécurité sociale créée en 2007, a pour mission de gérer les prestations liées à la retraite des cheminots et de leurs ayants droits et les prestations d’assurance maladie et de maternité des agents actifs. Son siège est à Marseille et quatorze sites sont répartis sur le territoire français pour répondre aux attentes de ses 152 678 cotisants.

Témoignage les solutions KSL chez CPRPSNCF

Optimiser la conception, la production et la diffusion de documents destinés à tous les adhérents de la CPR : un enjeu majeur.

Les solutions en place, vieillissantes, ne répondaient plus aux besoins croissants du métier et aux critères d’exigence actuels, tant en termes de personnalisation des documents, de réactivité, que de réduction de coûts.

Pour gagner en efficacité, la CPR SNCF entreprend une refonte de sa chaîne éditique devenu obsolète. Elle se dote de KSL Suite pour produire et industrialiser les courriers de pension du secteur prévoyance et retraite dans un premier temps, périmètre étendu par la suite aux courriers du domaine santé.
L’ampleur de ce projet amène la CPR à créer son propre centre de services éditiques pour la gestion des processus documentaires de l’ensemble de ses antennes. Cette équipe d’une quinzaine de personnes, accompagnée au démarrage par des consultants de NAELAN, est devenue rapidement autonome sur l’utilisation de KSL. Le centre de services éditiques a tout d’abord concentré son expertise et ses compétences sur le rafraichissement de plus de 400 maquettes de documents. Les courriers sont mis à disposition des utilisateurs métier qui peuvent ensuite les personnaliser de manière contrôlée et les diffuser par email ou par courrier en un clic puis les archiver. Au-delà de l’édition des documents, la CPR œuvre en parallèle à l’optimisation postale des courriers en modernisant leur système de mise égrenés. Pour relever ces enjeux, KSL Suite s’est rapidement démarquée par sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’intégration au SI et sa prise en main rapide.

 

Un projet d’optimisation et de modernisation mené en 2 phases

KSL, solution d’édition documentaire centralisée et collaborative, est mis en place concomitamment sur deux applications : la personnalisation et la diffusion des documents en batch et en transactionnel ainsi que la gestion des courriers égrenés de la CPR dans le cadre plus large du projet d’optimisation postale.

A cette occasion, pas moins de 400 maquettes de courriers ont été refondues. L’objectif était de gagner en simplicité et en performances et d’accélérer les processus de maintenance de ces modèles.

Mais le projet va au-delà de ça puisqu’à partir de ces modèles disponibles sur un portail web, l’utilisateur accède en un clic, depuis son application métier, au document personnalisé qu’il visualise, modifie interactivement et de manière autonome en fonction de ses habilitations, puis diffuse ou envoie dans un circuit de validation. Pour répondre à ces fonctions, KSL s’appuie sur un serveur centralisé et sur un référentiel de contenu qui gère l’ensemble des modèles et leurs différents composants.

KSL se met au service de l’efficacité dans la gestion de la relation de la CPR avec ses administrés puisqu’elle assure qualité aux documents en homogénéisant leur charte graphique et leur mise en forme, traçabilité et gain de temps aux agents qui gèrent en tout autonomie.

L’ensemble des flux courriers de la CPR sont ensuite centralisés et optimisés avant leur diffusion postale. En effet, KSL permet de faire bénéficier aux courriers unitaires, des infrastructures de production éditique de la CPR au même titre que le reste des courriers traités en masse.

Aujourd’hui les bénéfices de la suite KSL sont multiples au sein de la CPR SNCF. Outre d’avoir réussi à homogénéiser l’ensemble de ses courriers dans le respect d’une charte graphique unique pour l’ensemble de ses antennes, elle dispose de modèles de documents facilement évolutifs et maintenables, gage de documents professionnels et de qualité.

En outre, c’est un gain de temps manifeste constaté pour l’ensemble des agents qui bénéficient de souplesse et d’autonomie dans le traitement des courriers. Souplesse nécessaire dans un contexte métier générant un grand nombre de documents à forte variabilité et à forte volumétries.

La gestion des courriers égrenés de l’entreprise a par ailleurs permis à la CPR une réduction des coûts de production et de diffusion des documents avec en premier lieu une réduction des coûts d’affranchissement de plus de 30% !

KSL Suite a rapidement fait l’unanimité des collaborateurs de l’entreprise qui bénéficient d’une solution ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser.

Le succès de ces deux applications au sein de la CPR a contribué à faire de l’éditique un projet d’envergure dont les process sont voués à être étendus pour exploiter l’étendue fonctionnelle de KSL Suite à d’autres documents et donner à ses utilisateurs métiers toujours plus d’autonomie. « La collaboration avec Naelan, que l’on peut qualifier d’enrichissante, s’est réalisée main dans la main, garantie d’un projet réussi et d’une rentabilisation rapide de notre investissement. ». PB

Témoignage les solutions KSL chez CPRPSNCF

Outre la modernisation de notre chaîne éditique, nous avions la volonté de gagner en efficacité dans notre gestion documentaire, en centralisant et surtout en optimisant la gestion des courriers égrenés.

Pascal Boudas

Concepteur SI, CPRPSNCF

2 min pour comprendre…

2 min pour comprendre…

Découvrez comment l’AP-HP a optimisé ses coûts et améliore son efficacité avec la présentation du projet de gestion des courriers égrenés au sein de l’AP-HP grâce à l’imprimante virtuelle KSL.

La mairie de Marseille a adopté KSL Suite

La Mairie de Marseille a choisi NAELAN en tant que fournisseur de KSL Suite, solution de gestion automatisée des processus documentaires. La gestion des documents reposait sur des outils dont les fonctionnalités étaient devenues obsolètes; La Mairie de Marseille a donc remis à niveau ses processus d’édition documentaires en faisant l’acquisition de KSL Suite. La solution sera utilisée sur différents périmètres tels que ceux des finances et des élections.

Marseille constitue la deuxième ville de France, avec 850 636 habitants, et la troisième agglomération avec 1,56 millions d’habitants.